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Consultas Online

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Consulta formulada por:

Maite García-Monge

Cómo elaborar procedimientos para el seguimiento de proyectos de cooperación al desarrollo.

29.09.08

Estamos en plena constitución de una nueva fundación y nos gustaría elaborar procedimientos de seguimiento, justificación de fondos privados y evaluación, especialmente para el seguimiento económico de los proyectos; obligación de las contrapartes, contrato de colaboración, variación admitida en relación al presupuesto, organización de facturas, etc. ¿Sabéis donde podemos conseguir ejemplos de los cuales nos podamos inspirar?

Muchas gracias de antemano por vuestra colaboración.

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Respuestas

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#1

Opinión anónima

30.09.08

Buenas tardes Caroline,

en primer lugar, lamento no poder servirte de ayuda en algo tan concreto como proporcionarte un ejemplo de “procedimientos”, es muy complicado, salvo que alguna entidad te facilitara su sistema de gestión con sus correspondientes procedimientos.

Piensa que dentro de lo que vosotros quereis “controlar”, “procedimientar”, hay varios conceptos, y documentos que se relacionan.

Si lo que quieres es realizar seguimientos en los proyectos, lo más sencillo es establecer indicadores asociados a los objetivos que tengan los proyectos: objetivos económicos, de productividad, de acciones, de cualquier cosa que hayais planteado.

Me explico, si se trata de un seguimiento económico, supongo que habréis de marcaros unas cantidades “equis” para las acciones (la cantidad esperada de gasto para equis cosa), se trata de marcar un indicador que refleje lo que esperábais, con lo realmente gastado (en el caso del dinero), y la desviación que ha habido entre una cosa y otra.
Para ser más objetivos en los seguimientos deberiáis establecer fórmulas, así como la fuente de datos, y la temporalización de la medida, es decir, cada cuanto tiempo vais a hacer el seguimiento de los valores esperados, con respecto a los obtenidos, y quién a de hacer el seguimiento.

Para cualquier procedimiento creo que éstos son los pasos a seguir:

1º Qué va a regular ese procedimiento (captación de fondos, gestión de proyectos, etc.) DEFINIR LO QUE QUEREIS PROCEDIMENTAR.
2º Quiénes son los responsables de ese proceso (lógicamente los implicados en el procedimiento). QUIENES VAN A HACERLO.
3º Cómo determina vuestra institución los pasos a seguir en ese proceso, (definir documentación necesaria, por ejemplo contratos de colaboración, convenios de adhesión, requisitos de los responsables,... es decir, cómo se debe hacer lo que habeis definido en el apartado primero) CÓMO HACER LAS COSAS.
4º Establecer unos documentos de referencia, y (con respecto a lo que apuntaba en párrafos anteriores), establecer un indicador asociado a ese proceso, que os pueda hacer reflexionar sobre cómo estáis haciendo las cosas. QUÉ VOY A UTILIZAR, Y CÓMO VOY A MEDIR LO REALIZADO.

Espero que aunque no te haya dado un ejemplo, estas breves anotaciones puedan ayudaros a elaborar vuestros propios procedimientos.

Un saludo.

María Núñez

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#2

Suficiente

Aportada por:

Alejandra Moreno

Trabajadora social con experiencia en gestión y profesionalización de ONGS.

Trabaja en:

Asesor particular

30.09.08

La elaboración de procedimientos es una actividad compleja, que obligatoriamente tienen que ir acompañados de políticas institucionales. Considerando que son una fundación que inicia, recomiendo por ahora escribir las políticas en las áreas que han expresado en la consulta y una vez experimentado el procedimiento hacer la descripción narrativa en donde se especifique el nombre del procedimiento, las áreas involucradas, las actividades, los tiempos y los productos o resultados.
Les sugiero, que una vez validada la narración de su procedimiento, elaboren los diagramas de flujo.
Caroline, estoy a tus órdenes para acompañarlos en esta actividad.
saludos cordiales
alexamorenof@hotmail.com

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#3

Suficiente

Aportada por:

Raquel Arévalo

Especialista en Gestión de Proyectos

Trabaja en:

Asesor particular

30.09.08

Estimada Caroline
No es posible transmitir literalmente un prodedimiento, pero existe una herramienta como el Marco Lógico para poder establecer ex ante y ex post lineamientos generales para formular, monitorear y evaluar proyectos.
atte.
Lic. Raquel Arévalo

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#4

Opinión anónima

01.10.08

Estimada Caroline:
Como dicen los compañer@s es algo muy extenso de explicar y con muchas variables. Si lo que quereis es calidad en el servicio os recomiendo la incorporación de una norma ISO de calidad.
Un saludo y suerte con vuestro proyecto.

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#5

Muy buena

Aportada por:

Blanca Herrero de Egaña Muñoz-Cobo

BENEFACTOR (www.benefactor.es) Soluciones innovadoras para la gestión sostenible de entidades sin ánimo de lucro. Identificamos y ayudamos a desarrollar potencial para un mundo mejor.

Trabaja en:

Asesor particular

01.10.08

Estimada Caroline:
En primer lugar enhorabuena por plantearos casi al inicio de vuestra actividad el establecimiento de procedimientos de seguimiento y control.
Con frecuencia las organizaciones crecen, y con ellas los proyectos crecen también, en número, envergadura, socios, países, sectores… y se piensa en un manual de procedimiento interno después, para “controlar” con “efectos retroactivos”.
Para el adecuado seguimiento y control de proyectos entre el EML, las normas ISO de Control de Calidad y la normativa de cada financiador, para empezar tenéis herramientas suficientes.
Si te refieres a seguimiento y control de la propia organización (y sus proyectos), estoy de acuerdo con mis compañeros en que es bastante más complejo, ya que en realidad estamos hablando de la cultura organizativa de la organización; en cualquier caso guiaros de vuestro sentido común: cronogramas, planificaciones, medición de resultados, procedimientos escritos…
Si no tenéis mucha experiencia como organización os sugiero que preguntéis a vuestras contrapartes ( a veces tiene más experiencia que nosotros), vuestro personal 8que a lo mejor viene de otras organizaciones o tiene ideas de cómo consideran que debería hacerse determinada cosa), a vuestros financiadores, en definitiva a todos vuestros stake holders o clientes. Al fin y al cabo la cultura no es algo estático, asi que vosotros podéis ir construyendo la vuestra.
Animo y un abrazo
Blanca

Blanca HMC
www.benefactor.es
blanca.hmc@benefactor.es


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#6

Opinión anónima

01.10.08

Coincido con mis colegas en que no es un asunto ligero, pues existen herramientas y procediminetos mínimos, tanto técnicos como financieros.
Es bueno saber que los primeros apuntan a verificar el avance del proyecto; así como los financieros, buscan asegurar la buena ejecución presupuestal.

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#7

Muy buena

Aportada por:

Luis Canales Cárdenas

Mag. en AdministraciónConsultor en Cooperación Internacional y Proyectos Planif. Estratégica

Trabaja en:

Asesor particular

02.10.08

Hola Caroline
Lo dicho, este es un tema vasto y no sólo porque hay que mostrar transparencia y buen manejo de lso fondos donados, sino que es un tema permanente en la organizaciones lucrativas.
Se dene de plantear sus políticas, de allí sus objetivos, de allí sus Proyectos.. Actividades Indicadores..etc de todo ello según vayan necesitanto ir formalizanso los procedimientos pasos tiempos documentos, responsables, etc etc
Una Organzación con años de trabajo, siguen actualizando sus procedimientos, ustdes recien inician..es un camino un poco largo, pero más apacionante si lo juntan con el tema de costos para hallar el valor del servicio o de los bienes que se transfierren por beneficiario, etc.. bueno no se vayan a desanimar y a darle duro que, si se puede!!
Luis Canales
canales.luis@gmail.com

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#8

Opinión anónima

02.10.08

Hola Carolina:
Ya te lo indican los compañeros, y comenta muy bien María los pasos que deben seguir un procedimiento marcando quienes lo van hacer,cómo se va hacer, y qué medios vas a utilizar para medirlo y qué momento.
No hay un modelo único pero lo importante es poder mostrar su transparencia.
Muchas suerte
Saludos
María José

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#9

Opinión anónima

18.10.08

Estimada Caroline:

MI recomendación es que busquéis a alguien con experiencia en estos temas para que os ayude a diseñar los procedimientos a los que haces referencia. De esta forma ahorraréis tiempo y posibles errores.

Ten presente que muchos de ellos viene condicionados por lo establecido por los organismos financiadores por lo que te puedes inspirar en sus procedimientos para diseñar los vuestros.

Un cordial saludo.

Las consultas resueltas por los asesores de la Fundación Luis Vives no tienen carácter vinculante.

solucionesong.org
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