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Consultas Online

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Consulta formulada por:

Mamen Rubira Vergara

¿Cuáles son los pasos a seguir para organizar una cena benéfica?

24.01.07

Nuestra fundación tiene en mente organizar una cena benéfica y nos gustaría saber la forma más efectiva de organizarla y cuáles son los pasos a seguir.

Muchas gracias.

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Respuestas

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#1

Opinión anónima

25.01.07

Mamen, organizar una cena benéfica es similar a cualquier otro tipo de evento como los que organizan muchas empresas. Por eso, te indico una dirección web (http://www.eventoplus.com/organise_list.html) donde encontrarás una lista completa de actividades a considerar.

Por otra parte, quizás sería mejor contar con un patrocinador (empresa) que se encargue de organizar todo y haga una donación de los fondos recaudados a vuestra Fundación.

Una empresa que comparta ciertos valores con el mismo público objetivo que vosotros (que ofrezca servicios a las familias) podría animarse a colaborar con vosotros. Aldeas Infantiles utiliza este recurso con cierta frecuencia. Por ejemplo, Duck Fin (empresa de servicios de intermediación hipotecaria independiente) organizó en Vigo una cena benéfica en favor de Aldeas Infantiles y patrocinada por Caja Madrid.

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#2

Opinión anónima

25.01.07

Los pasos a seguir son los mismos que para cualquier otro evento:
1. Cotizar varios lugares, proveedores de comida, músicos o alguan atracción especial para el evento etc y seleccionar el más adecuado. Pueden conseguir también que les donen estos servicios y/o productos o que la radio local les done espacio para publicitar su evento, etc.
2. Una vez que tengan su presupuesto de gastos determinen cuántos comensales necesitarán y cuál será el costo por persona (monto mínimo del donativo) para poder solventar estos gastos y conservar un porcentaje de utilidad para su Fundación.
3. Elaborar y repartir invitaciones personales a personas o entidades que creen puedan estar interesados en asistir (empresarios, actores sociales de importancia para la comunidad) y además promocionar el evento a través de carteles, radio, etc (estos gastos también deben incluirlos en su presupuesto)

Mi recomendación es que planeen todo con al menos 3 meses de anticipación

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#3

Aportada por:

Montse de Paz

Fundación ARSIS

Trabaja en:

Asesor particular

26.01.07

Hola, Mamen,

aparte de los buenos consejos de mis colegas, yo te recomendaría hacer primero una buena planificación, y luego buscar uno o más mecenas para que el coste sea cero para vosotros. También podéis buscar restaurantes o empresas de catering que colaboren aportando espacio y cena gratuitamente o a precio muy bajo.

Planificación. Tenéis que tener en cuenta:

1. El motivo de la cena: dadle un nombre, título, eslogan. Una buena causa para celebrarla.

2. Los comensales: a quiénes queréis invitar o quiénes queréis que acudan. Esto determinará qué tipo de invitación haréis.

3. El lugar y la fecha. Fechas recomendables: cerca de Navidad o hacia la primavera y el verano. Son buenas épocas. Lugar: dependiendo del carácter que queráis darle a la cena y del público. Tanto si es una cena elegante de gala como una cena más popular, solidaria, cuidad: el confort, la estética y la buena comida.

4. Los aspectos logísticos, muy importante: debéis tener en cuenta cómo se hace la recepción, la organización de las mesas, el menú, el mensaje o contenido que se va a comunicar (si habrá alguna ponencia, pase de video, exposición, etc.), la animación, la música, algún otro evento ligado a la cena (subasta, baile, rifa…) la decoración, algún detalle para los asistentes, etc.

5. Los números. Haced presupuesto de todo (desde el menú hasta los gastos de comunicación, promoción, etc.) y posibles espónsors o vías de financiar la cena, ya sea con los tiquets, fila cero, rifas, donantes, etc.

6. La comunicación y publicidad. Cómo vais a comunicar el evento, envío de invitaciones, aparición en medios locales, prensa, radio, TV, etc. Hay que programar la campaña publicitaria paralelamente a la organización de la cena en sí.

Y no olvidéis cómo recaudáis los fondos obtenidos y el cobro de entradas, tiquets, etc. Todo debe estar muy organizado y controlado, en esto debéis mostrar la mayor transparencia y rigor.

Finalmente, para que la cena sea un éxito, debe de ser algo atractivo para quienes van a acudir. Pensad bien en los comensales, qué les puede gustar y qué les podéis ofrecer para que deseen asistir al evento y se animen a colaborar. Deben pasarlo bien.

Bueno, espero que estas indicaciones os sean útiles. En ARSIS hemos organizado varios eventos similares, por eso verás que son observaciones muy prácticas… ¡Buena suerte!

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#4

Aportada por:

Bertha Argueso Herrmann

Protectora de animales y plantas

Trabaja en:

Asesor particular

30.01.07

1) CALCULAR MAS O MENOS EL NUMERO DE PERSONAS QUE PODRIAN ASISTIR.
2) BUSCAR UN LOCAL ACORDE CON EL NUMERO DE COMENSALES. TAMBIÉN VER MUY BIEN EL TEMA ECONOMICO CON EL RESTAURANTE.
3) DARLE LA MAXIMA PUBLICIDAD Y CON TIEMPO SUFICIENTE.
4) YA QUE HACEIS LA CENA APROVECHAR PARA HACER UNA RIFA, RASTRILLO, ETC.