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Consultas Online

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Consulta formulada por:

purificacion manzano ramirez

¿Cuáles son los plazos para guardar documentación y cuentas de los ejercicios?

26.03.18

Hola:

Como no tenemos sede, la documentación de nuestra entidad se guarda en domicilios particulares. Entendemos que se debe ir destruyendo para no acumular facturas ni otros documentos, pero no sabemos durante cuánto tiempo, tampoco el tiempo que debemos tener archivadas las cuentas de la asociación, las cuales se aprobaron en asamblea.

¿Nos podrían decir cuáles son los plazos para guardar documentación y cuentas de los ejercicios?

Gracias.

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Respuestas

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#1

Opinión anónima

27.03.18

Buenos días:

En principio, por el plazo de prescripción, que es de cuatro años (a contar desde la fecha de cierre fiscal del ejercicio (sociedades), para unificar, todas las facturas de 2017 por ejemplo prescribirían en julio de 2022, pero la documentación relativa a los bienes de inversión es conveniente conservarlos durante la vida útil del bien.
Un saludo,

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#2

Aportada por:

Adolfo T Dochado Soto

Profesional independiente especializado en Auditoría y Consultoría

Trabaja en:

Asesor particular

27.03.18

Salvo mejor opinión, la documentación relacionada con la actividad estatutaria, ya sea de naturaleza económica o no económica, debería de guardarse durante 6 años. Incluyendo en este concepto:

a) las Facturas y otros justificantes asimilados a las mismas,
b) los Contratos de todo tipo (de préstamo, de crédito, de personal, etc.)
c) las declaraciones-liquidaciones del IVA y del Impuesto de Sociedades,
d) las demás declaraciones de naturaleza tributaria (por ejemplo, los modelos 036 y 347),
e) la documentación relativa al procedimiento de alta en el IAE,
f) la documentación relativa al procedimiento de alta en la Seguridad Social (si la entidad tiene personal laboral),
g) las liquidaciones mensuales de las cotizaciones a la Tesorería de la Seguridad Social,
h) los Contratos Mercantiles con colaboradores y entidades,
i) los Convenios de colaboración y otros documentos similares,
j) la documentación asociada a la solicitud y concesión de subvenciones, ya sean estas de naturaleza pública o privada,
k) cualesquiera otros documentos que sirvan de soporte a la activfidad desarrollada por la Asociación o la Fundación.

En cuanto a las Cuentas Anuales y los Inventarios, el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales (obligatorio) sería conveniente guardarlo (o guardarlos) durante todo el tiempo de existencia de la entidad.

Quedo a su disposición y le saludo atentamente,

Adolfo T Dochado
Consultor, Auditor y Formador

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#3

Aportada por:

Rafael Perez Castillo

Funcionario de la Junta de Andalucí­a. Abogado no ejerciente. Doctorando en Derecho.

Trabaja en:

Asesor particular

28.03.18

Estimada Purificación: en relación con la consulta planteada, paso a informarle lo siguiente: en primer lugar, la caracterización de la asociación como sociedad corporativa no capitalista sin ánimo de lucro permite ubicar concretamente la investigación del tipo –en sus relaciones internas y externas- en la perspectiva contractual que le es propia. Esta perspectiva, por tanto, permite abrir, el debate sobre la posibilidad de aprovechar el caudal dogmático de las soluciones aportadas por el Derecho de sociedades de capital como mecanismo integrador de lagunas del régimen jurídico de la asociación. De esta forma, la elevación de la estructura corporativa a rasgo conceptual principal de la noción de asociación permitirá cubrir las lagunas del régimen jurídico de las asociaciones con la aplicación del régimen jurídico de la sociedades de capital vg.r, arts. 157.4., 364 a 359, respetando las especialidades de la asociación (ausencia de capital) cuando falte regulación estatutaria o legal aplicable.
Sentado lo anterior, en el caso que nos ocupa al no existir regulación legal sobre la misma, cabe estar para cubrir la laguna legal a lo dispuesto en el artículo 30 del Código de Comercio, el cual dispone lo siguiente:
“1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.”
De esta suerte, el Código de Comercio establece SEIS años, a partir del último asiento realizado en los libros entiéndase, de la entidad no lucrativa, respecto a la conservación de libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a la actividad asociativa.
Por su parte, el período de prescripción de los impuestos es de CUATRO años, a contar desde el último día del plazo voluntario de presentación.
Por último, en cuanto a los documentos justificativos en materia de subvenciones, el artículo 84 del Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones señala que “la revisión de las facturas o documentos de valor probatorio análogo que, en su caso, formen parte de la cuenta justificativa, deberán ser objeto de comprobación en los CUATRO años siguientes sobre la base de una muestra representativa”.
Espero haberle ayudado.
Cordialmente.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com

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