¿Cuándo debe registrarse el libro de actas de la fundación?

Estimada Nicole: en relación con tu consulta planteada, paso a exponerte lo siguiente: en primer lugar, una vez creada la Fundación, registrada su Escritura de Constitución y sus Estatutos, y al margen de las obligaciones con Hacienda que se tratan en el apartado específico de Fiscalidad, la Fundación deberá llevar al día el Libro de Actas y la Contabilidad según las Normas de Adaptación del Plan General de Contabilidad y Normas de Información Presupuestarias de Entidades Sin Fines Lucrativos.
El Libro de Actas es un libro de hojas numeradas y encuadernadas, donde se recogerán las sesiones de los órganos de gobierno de la Fundación, con especial referencia a los acuerdos adoptados. Su ordenación en el Libro será cronológica, y en caso de que dejásemos alguna hoja o parte de ella, sin escribir, la anularemos para evitar anotaciones que no respondan al desarrollo de las sesiones.
Los datos que deberá contener cada acta como regla general son los siguientes:
-Órgano que se reúne
-Fecha, hora y lugar de la reunión
-Número de convocatoria (Primera o Segunda)
-Asistentes (Datos nominales o numéricos)
-Orden del día
-Desarrollo de la reunión con los principales argumentos ligados a las personas que los defienden
-Acuerdos adoptados
-Sistema de adopción de los acuerdos y resultados numéricos
-Firma del Secretario/a y VºBº del Presidente/a, salvo que los Estatutos prevean la necesidad de otras firmas.
En consecuencia, las actas se deben recoger durante el desarrollo de las sesiones y presentarse en la siguiente reunión del órgano en cuestión para su aprobación, por lo que, normalmente, el primer punto del orden del día consiste en la lectura y aprobación del acta de la reunión anterior.
Partiendo de lo establecido, al estar inscrita la Fundació Internacional Ololf Palme como Fundación Privada en el Registro d’Entitats de la Dirección General de Dret i d’Entitats Juridiques del Departament de Justicia de la Generalitat de Catalunya, con número de inscripción registral 468, actualment, en data de 15 de julio de 2005 s’ha publicat la Llei 11/2005, de 7 de julio, de modificació i derogació parcial de diverses lleis relatives a entitats publiques i privades en matèria de personal (DOGC nùmero 4427).
En virtud d’aquesta lleis s’han modificat, entre d’altres, la Llei 5/2001, de 2 de maig, de fundacions i la Llei 7/2007, de 18 de juny, d’associacions.
Aquestes modificacions han provocat la no-obligatorietat de legalitzar els libres per part de les fundacions i les associacions inscrites en el Registre component del Departament de Justicia. En funció d’aixo, el Departament de Justicia deixa de tenir la potestat de legalizar els llibres de les entitats juridiques abans esmentades.
Per tanto, aquelles entitats que decideixin, de forma voluntària, legalitzar els seus llibres de comptabilitat i d’actes, hauran de dirigir-se al Registre Mercantil (Gran Vía, 184. 08004-Barcelona, teléfono 93 5081444), donde os informarán sobre los trámites a realizar en cuanto a la legalización del libro de actas de vuestra fundación, conforme al Reglamento del Registro Mercantil.
Un cordial saludo.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com