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Consulta formulada por:
¿Durante cuánto tiempo debe guardarse documentación como justificantes o contabilidad relativa a la ONG?
07.06.16
Hola,
Trabajo para una pequeña ONG que se dedica a la defensa de los Derechos Sexuales y Reproductivos. Llevamos trabajando desde 1985. Tenemos guardada prácticamente toda la información desde entonces (desde justificaciones, a contabilidades, planes estratégicos, etc…) lo que supone verdaderas toneladas de papel y espacio.
Mi pregunta es, ¿durante cuánto tiempo tenemos que guardar esas documentaciones? ¿Podemos irnos deshaciendo de documentos?
¡Un saludo y muchas gracias!
en las redes socialesRespuestas
Aportada por:
Responsable de Contabilidad y Administrador de sistemas en la Asociacion
Trabaja en:
Asesor particular
08.06.16
Buenas Daniel
La verdad es que es un consulta que nos atañe a todos por su importancia, se podria generar un debate que diera como resultado una normativa y bases sobre la que sustentar las actuaciones sobre el archivo de documentacion para las entidades sin animo de lucro.
Yo a mi modesto parecer, en principio archivaria:
- TODO para cubirir los 5 años reglamentarios de hacienda
- En referencia al inmovilizado todas las facturas relativas a su adquisicion o fabricacion durante la vida util del bien
- En referencia a subvenciones de inmovilizado (a falta de normativa particular del ente donante) durante la vida util del bien al que financian
- En referencia a subvenciones y donaciones del ejercicio, (a falta de normativa particular del ente donante) los guardaria 10 años por precaución.
- Cuentas anuales, Memoria economica y de Actividades, a mantener duratne la vida de la entidad.
- En relacion a documentacion particular de cada entidad, igual que en el punto anterior.
Pero como dije al principio, seria interesante que se generase un debate al respecto.
Un saludo
Opinión anónima
08.06.16
Salvo mejor opinión, toda la documentación CONTABLE y MERCANTIL debe conservarse durante un plazo de 6 años según lo que establece el Artículo 30 del vigente Código de Comercio. Incluyo a continuación el artículo citado:
Artículo 30.
1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.
En cuanto a la documentación relativa a las Subvenciones recibidas me parece razonable el plazo de 10 años recomendado por José Jesús Rendo en su mensaje. Por las posibilidad de que se produzcan reclamaciones en el ámbito ADMINISTRATIVO o CIVIL.
En cuanto a la documentación relativa a las Donaciones, considero suficiente el plazo de 5 años referido a las obligaciones frente a la Hacienda Pública.
Un atento saludo.
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