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Consultas Online

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Consulta formulada por:

Marta Crespo Petit

¿Es necesario tener un libro de actas de las reuniones del patronato?

11.07.08

Somos una fundación privada sin ánimo de lucro que realizamos proyectos de cooperación al desarrollo en centroamérica y el caribe relacionados sobre todo con el cacao y el chocolate (recuperación de cultivos, formación…), fundada el año 2002.

Necesitamos saber si es necesario que tengamos un libro de actas o no, de momento lo que tenemos es tan solo las actas de la reuniones.

Gracias!

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Respuestas

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#1

Aportada por:

Mari Carmen Garcia Fuentes

Graduada social y experta en gestion y direccion de entidad sin animo de lucro

Trabaja en:

Asesor particular

14.07.08

Te he copiado el art 14 de la Ley Organica de Asociaciones, como puedes ver, es una obligación de toda asociación tener un libro de acta, no importa el formato, aunque se suele comprar uno con tapas duras y tamaño A-4.
El secretario debera pasar las actas anteriores en el libro , por orden, luego firmara cada uno, asi como el presidente.


Artículo 14. Obligaciones documentales y contables.

1. Las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación.

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#2

Opinión anónima

14.07.08

No nos dices que ámbito tiene la Fundación.

En todo caso, por lo que entiendo, está inscrita en Cataluña.

El artículo 11 de la Ley 5/2001, de 2 de mayo, de Fundaciones (Cataluña), en su apartado 1.- Los Estatutos de la Fundación han de incluir, al menos, las circunstancias siguientes:
La regulación del Patronato, con la indicación del número de miembros y de la forma de designarlos y renovarlos; el plazo del mandato, si procede; los cargos del Patronato; el régimen de convocatoria de las reuniones del Patronato, y la forma de deliberar y de tomar acuerdos, así como la forma en que se han de aprobar las actas de los órganos de gobierno.

La Ley 50/2002, de 26 de diciembre, de Fundaciones (Nacional) también establece en su art. 11.1.e. que se deberá incluir en los Estatutos a composición del Patronato, las reglas para la designación y sustitución de sus miembros, las causas de su cese, sus atribuciones y la forma de deliberar y adoptar acuerdos. No habla nada de Actas, pero es de lógica que los acuerdos deban de transcribirse en un Libro de Actas.

Por otro lado el Real Decreto 1337/2005, de 11 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de fundaciones de competencia estatal, sí establece:


Artículo 12

Actas de las sesiones del patronato

1. De cada sesión que celebre el patronato el secretario levantará acta, que especificará necesariamente los asistentes, presentes o representados, el orden del día de la reunión, las circunstancias del lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de las deliberaciones si lo solicitaran los patronos, así como el contenido de los acuerdos adoptados. Las actas serán firmadas en todas sus hojas por el secretario del patronato, con el visto bueno del presidente.

2. En el acta podrá figurar, a solicitud de cada patrono, el voto contrario o favorable al acuerdo adoptado o su abstención, así como la justificación del sentido de su voto. Asimismo, los patronos tienen derecho a solicitar la transcripción íntegra de su intervención o propuesta, siempre que aporten en el acto, o en el plazo que señale el presidente, el texto que corresponda fielmente con su intervención, que se hará constar en el acta o se unirá una copia a ésta. También podrán formular voto particular por escrito en el plazo de 48 horas, que se incorporará al texto aprobado.

3. Las actas se aprobarán en la misma o en la siguiente sesión; no obstante, el secretario podrá emitir certificación sobre los acuerdos específicos que se hayan adoptado, sin perjuicio de la ulterior aprobación del acta. En las certificaciones de acuerdos adoptados emitidas con anterioridad a la aprobación del acta se hará constar expresamente tal circunstancia.

4. El presidente del patronato requerirá la presencia de un notario para que levante acta de la reunión siempre que, con cinco días de antelación al previsto para su celebración, lo solicite la tercera parte del número total de miembros que integran el patronato.

5. La fundación deberá llevar un libro de actas en el que constarán todas las aprobadas por el patronato.




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#3

Aportada por:

Rafael Perez Castillo

Funcionario de la Junta de Andalucí­a. Abogado no ejerciente. Doctorando en Derecho.

Trabaja en:

Asesor particular

15.07.08

Estimada Marta: en relación con tu consulta planteada, paso a exponerte lo siguiente: tal como te trasladan mis compañeros/as de portal, cuyos criterios compartos, una vez creada una Fundación, registrada su Escritura de Constitución y sus Estatutos, y al margen de las obligaciones con el fisco, la Fundación deberá llevar al día el Libro de Actas y la Contabilidad según las Normas de Adaptación del Plan General de Contabilidad y Normas de Información Presupuestarias de Entidades Sin Fines Lucrativos.
En cuanto al libro de Actas, se trata de un libro de hojas numeradas y encuadernadas, donde se recogerán las sesiones de los órganos de gobierno de la Fundación, con especial referencia a los acuerdos adoptados. Su ordenación en el Libro será cronológica, y en caso de que dejásemos alguna hoja o parte de ella, sin escribir, la anularemos para evitar anotaciones que no respondan al desarrollo de las sesiones.
Los datos que deberá contener cada acta son los siguientes:
Órgano que se reúne
Fecha, hora y lugar de la reunión
Número de convocatoria (Primera o Segunda)
Asistentes (Datos nominales o numéricos)
Orden del día
Desarrollo de la reunión con los principales argumentos ligados a las personas que los defienden
Acuerdos adoptados
Sistema de adopción de los acuerdos y resultados numéricos
Firma del Secretario/a y VºBº del Presidente/a, salvo que los Estatutos prevean la necesidad de otras firmas.
Las actas se deben recoger durante el desarrollo de las sesiones y presentarse en la siguiente reunión del órgano en cuestión para su aprobación, por lo que, normalmente, el primer punto del orden del día consiste en la lectura y aprobación del acta de la reunión anterior.
Un cordial saludo.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com

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#4

Opinión anónima

26.08.09

Si es necesario tener un libro de actas

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