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Consultas Online

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Consulta formulada por:

Susana Ocaña del Cura

¿Existe un plazo general para la custodia de la documentación relativa a ayudas públicas o privadas?

31.08.16

Hola,

Les escribo desde una fundación que opera en la Comunidad de Madrid.

No tenemos claro durante cuánto tiempo debemos guardar los expedientes de subvenciones recibidas, así como convenios firmados con entidades públicas y privadas, contratos de gestión con la Administración, donaciones…es decir, cualquier tipo de ayuda recibida.

Quisiera saber si existe un plazo establecido de manera general, para la custodia de toda aquella documentación relativa a una ayuda (tanto la documentación propia de la solicitud y concesión: anexos de solicitud, certificados presentados, resolución, requerimientos, convenios firmados, contratos marco, contratos específicos…etc, como la documentación relativa a gastos justificados imputados a esa ayuda: facturas, nóminas, TCs, contabilidad, etc) de la que la entidad haya sido beneficiaria, al margen de los plazos que cada organismo o entidad privada pueda establecer de manera más específica.

La ley general de subvenciones no aclara estos términos, simplemente establece la obligación (Art.14 g) Conservar los documentos justificativos de la aplicación de los fondos recibidos, incluidos los documentos electrónicos, en tanto puedan ser objeto de las actuaciones de comprobación y control).

Por último, de existir un plazo señalado de manera específica por una convocatoria/convenio/contrato de gestión…¿debemos entender que éste estará siempre por debajo de ese máximo establecido de manera general (si lo hay)?

La práctica nos demuestra que con el paso del tiempo, muchas veces perdemos la referencia de ese plazo para cada una de las ayudas…no resulta fácil controlar este punto. Sin embargo, si existiera un plazo establecido de manera general el tema se simplificaría.

Lo que nos ocurre es que ante esta duda llevamos guardando documentación durante años.

Espero haberme explicado, y les agradezco enormemente el tiempo dedicado a mi consulta.

Muchísimas gracias. Saludos cordiales.

Susana Ocaña del Cura

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Respuestas

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#1

Aportada por:

Adolfo T Dochado Soto

Profesional independiente especializado en Auditoría y Consultoría

Trabaja en:

Asesor particular

01.09.16

Salvo mejor opinión, según lo que establece el vigente Código de Comercio en su artículo 30, el plazo será de seis años. Con independencia de la posible desaparición de la entidad antes de que transcurra dicho plazo.

“Artículo 30.

1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.” (sic)

Espero que les resulte de utilidad.

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#2

Respuesta del participante:

Susana Ocaña del Cura

01.09.16

Buenos días.

Por supuesto que sí, nos resulta de gran utilidad.

Muchísimas gracias por su atención y asesoramiento.

Reciban un cordial saludo.

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#3

Aportada por:

Jose Antonio Jimenez Puertas

Jimenez Puertas Consultores

Trabaja en:

Asesor particular

01.09.16

Buenos dias, salvo mejor criterio le comento que las obligaciones de conservación de facturas, y demas justificantes de ingresos, gastos e inversiones son:

El Artículo 30 del Código de Comercio establece que “los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros”. Por lo tanto, toda empresa debe atenerse a esta norma, tanto si se trata de un negocio en funcionamiento como si hablamos de una empresa sin actividad o disuelta. Esto a pesar de que el plazo de prescripción a efectos tributarios es de cuatro años, a contar desde la fecha de presentación del impuesto.
Tomemos como ejemplo la declaración del Impuesto de Sociedades. En 2016 podrán revisar las declaraciones presentadas cuatro años para atrás; es decir, en 2012. Pero el impuesto que se presentó en 2012 fue el correspondiente al ejercicio 2011, por lo que, en realidad, tendremos que conservar la documentación relativa al impuesto de cinco años hacia atrás. Esto a efectos fiscales, no mercantiles.
Las facturas de inmovilizado reciben un tratamiento diferente, puesto que no podrán destruirse mientras se estén practicando amortizaciones. Del mismo modo, los sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades deben atenerse a un plazo más amplio si están aplicando compensación de bases imponibles negativas. El plazo de compensación es de 18 años desde que se produce el resultado negativo. Eso implica que la empresa tendrá que justificar documentalmente el origen de ese resultado en todos los ejercicios en los que aplica la compensación, siempre y cuando la Agencia Tributaria se lo requiera.
Hoy en día se tiende a conservar una gran parte de las facturas o documentos contables en formato electrónico. Pero, en caso de recibir un requerimiento de Hacienda, pueden exigirnos la presentación de los libros-registro y de las facturas que les sirven de soporte. Hay que tener en cuenta que la práctica de deducciones está siempre condicionada a que el contribuyente disponga del justificante físico del gasto. De lo contrario, la administración podrá practicar una liquidación complementaria y hacernos pagar aquello que hemos deducido sin derecho.

Tratándose de una fundación, la legislación y comentarios anteriores, le son plenamente de aplicación por lo dispuesto en el artículo 25 de la Ley 50/2002 de Fundaciones y 28 de su reglamento aprobado por el RD 1337/2005.

Saludos.

Más en www.jimenezpuertas.com

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#4

Respuesta del participante:

Susana Ocaña del Cura

01.09.16

Respuestas rápidas y documentadas.

Ambas dejan abierta la posibilidad de que exista una mejor aportación, por lo que entendemos que ambos asesores han comprobado que no existe una regulación clara, o no existe, en cuanto al plazo de custodia de la documentación de la entidad cuando ésta se presenta a convocatorias de subvenciones/ayudas y éstas son concedidas, lo cual va en línea con nuestra propia percepción.

Nos da tranquilidad, al proporcionarnos un criterio para eliminar documentación.

Muchas gracias a los dos.

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