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Consultas Online

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Consulta formulada por:

Ruth de los Santos

Necesitamos asesoramiento sobre cómo organizar una gala benéfica principalmente en cuestiones de comunicación

27.03.06

Nos gustaría recibir información sobre la mejor forma de realizar una gala benéfica, ya que somos una fundación poco conocida y nos gustaría darnos a conocer, nos gustaría que nos asesorarais principalmente en aspectos como:

- Cómo asegurarnos que la gente acuda a dicho acto.
- Conseguir la atención de los medios de comunicación
- Cómo decidir el precio de la invitación.

Estamos situados en Córdoba, pero no nos importaría celebrar la gala en cualquier otro sitio si fuera más útil.

Muchas gracias.

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Respuestas

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#1

Opinión anónima

27.03.06

Hola >Ruth. Lo primero es tener un contacto personal con los medios. Si no sois muy conocido sos recomiendo que hableis con algun periodista local xa q presente la gala, así conseguiréis q el resto de compañeros tb se sientan invitados. Yo intentaria hablar por la radio local o por las televisiones explicando la gala, y apara qué la hacéis. Y por último mandaba la nota de prensa xa q no se le olvide a nadie.Pero ya te digo lo primero es una labor de relaciones públicas a nievel personal conperiodistas. Los de magazine de radio o tv son los más receptivos. Suerte.

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#2

Opinión anónima

27.03.06

bueno, es importante que puedan ofrecer un programa atractivo, posteriormente mediante una rueda de prensa y boletines informativos podeis atraer la atenciòn de los medios, en cuanto a radio nosotros promocionamos regalando algunos boletos mediante las emisoras.

en lo que respecta a que vaya la gente, es bueno que tengan un buen cartel promocional, enviar mails electronicos a lideres de opinion, llamadas telefònicas personalizadas, y bueno promocion general en medios.

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#3

Opinión anónima

27.03.06

Continuando con lo ya dicho, sería bueno que realizaran invitaciones personalizadas con una breve explicación de los objetivos de la fundación a autoridades locales, altos ejecutivos y empresarios del sector, en la que se debería pedir una confirmación de asistencia al evento (el típico R.S.V.P. A algún teléfono o mail), y asegurarse que la invitación ha sido recibida, con una llamada telefónica e la que además se aproveche incentivar su asistencia explicando verbalmente con un poquito más de detalles tanto los objetivos de la fundación como del evento a quien lo solicite e intentar que se comprometan a ir, sin forzarlos obviamente :)
Además uno o 2 días antes del evento, enviarles un mail recordatorio o una llamada telefónica así se aseguran que no lo olviden.
Respecto a como decidir el precio de la invitación, primero tienen que saber cuanto es lo que necesitan recaudar, hay que ponerse una meta, cuanto es lo que van a gastar en el evento en si, y cuantas personas serán invitadas, sumar, restar, multiplicar y dividir, debiera darles una idea de cuanto cobrar, fíjense bien que el evento no les vaya a salir mas costoso de lo que puedan recaudar.
Pueden solicitar financiamiento para amortizar el gasto que el evento signifique.
Es buena idea invitar a los medios de prensa a asistir y cubrir el evento para que tenga mayor difusión.

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#4

Opinión anónima

27.03.06

En mi opinión, podeis buscar en primer lugar el apoyo promocional del ayuntamiento intentando que os permitan colocar carteles en las vallas publicitarias de ellos (muchas veces basta con que pongais el escudo del Ayto. en el cartel, pues a los políticos les gusta “figurar” como colaboradores en actos como estos.
Para que vaya la gente, precios asequibles y (supongo que es innecesario decirlo), un local de fácil acceso a minusválidos.
En cuanto a la difusión por radio y prensa, normalmente les gusta tener noticias “de relleno” (Radio 5 y RNE suelen ser las más receptivas, así como las Cadenas que suele tener espacios por provincias, como Onda Cero), sin olvidar Internet (anuncio por correo electrónico).Y poco más que añadir a lo ya dicho.
Naturalmente, procurad que haya una oferta atractiva ya sea en el espectáculo como en su presentación y desarrollo (con alguien popular).
Esperando haberos sido de ayuda, un saludo
Marian

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#5

Opinión anónima

28.03.06

hola Ruth
Despues de todo estos consejos, poco mas que decir, todos son muy acertados, por lo que espero que el evento sea muy acertado. solo comentar que si necesitais ayuda para la organización o la difusión, desde www,intercanvi.org, podemos ayudaros con las diferentes actividades (organización, difusión, etc..) del evento e incluso con los patrocinadores si fuera necesario. Siempre a vuestra disposición.
Buena suerte.

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#6

Aportada por:

Montse de Paz

Fundación ARSIS

Trabaja en:

Asesor particular

28.03.06

Después de tantas respuestas excelentes, te comentaré lo que nos resulta a nosotros, que también somos una ONG local y relativamente pequeña: la invitación personal, de tú a tú, comenzando por los círculos más próximos de familiares, amigos, conocidos, es lo que sale mejor y os llenará buena parte del aforo. Sin olvidar el resto: medios locales, revistas, ayuntamiento, carteles en la calle…Es importante vender bien el mensaje con una frase o slogan que se repita hasta la saciedad y, por supuesto, que el evento sea atractivo (danza, música, algo espectacular pero elegante…). Aunque haya que pagar entrada, ofreced algo incluido, como una merienda o refrigerio, números para una rifa con la entrada… En ARSIS decimos que la comunicación necesita por lo menos seis semanas de antelación al evento para hacerse bien y surtir efecto, y debe ser una “estrella” de cinco puntas, que irradie desde la organización: 1. Medios de comunicación (radio, tv, prensa, etc.), 2. Mailing a los socios y colaboradores de la entidad, autoridades, etc. 3. Calle: elementos visibles, como pósters, carteles, buzoneo… 4. Internet: web, e-mailings, anuncios en portales digitales. 5. De viva voz: invitando personalmente a quienes queramos que acudan, y animándoles a traer más gente. El corazón de la estrella debe brillar: es decir, que debéis transmitir con mucho entusiasmo y garbo vuestra invitación y vuestro mensaje.

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#7

Aportada por:

Greta Frankenfeld

Periodista, Poeta, Educadora en Comunicación http://sofiayfilo.blogspot.com.es/

Trabaja en:

Asesor particular

28.03.06

Creo que habéis recibido comentarios muy acertados. Por experiencia propia, recalco la necesidad de que el evento sea atractivo para el público ya sea porque se sirve un buen menú, espectáculos, sorteos o lo que consideren posible y conveniente.
Mucha gente acude simplemente a donde cree que va a sentirse a gusto y nada más. Y muchos “temen” el “sermoneo” típico de estas galas.
Yo creo que trataría de qeu fuese realmente una fiesta y asegurarme de que la gente así lo entienda.
¡Suerte!

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