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Consultas Online

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Consulta formulada por:

Esperanza Floriano Duran

¿Qué información es la que ha de contener la memoria anual de una organización?

03.04.07

Hace poco en mi asociación y en Asamblea General Ordinaria se han aprobado las justificaciones económicas del año 2006. También se aprobó elaborar la memoria de actividades de dicho año. Me gustaría saber qué es exactamente lo que debe contener esta memoria …... ¿datos técnicos y económicos de los diferentes proyectos que desarrollamos?.

Muchas gracias.

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Respuestas

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#1

Opinión anónima

03.04.07

La memoria anual de la asociación es un documento en el que debe quedar reflejada la actividad de la misma durante el periodo al que se refiere, en este caso, 2006. No existe una estructura fija, ya que cada asociación puede adaptarla a la suya. Además, también es necesario tener en cuenta al público al que va dirigida tal memoria: miembros de la junta directiva, socios, público en general,... Dependiendo de quién sea el receptor final del documento, habrá contenidos que deban ser obviados y otros que deban ser incluídos.

Generalmente, la memoria asociativa se centra en destacar los logros que la asociación ha conseguido durante el año en cuestión, centrándose sobre todo, en el servicio que, en este caso para las personas con enfermedad mental, se ha realizado.

Una estructura posible, podría ser la siguiente:
- Datos como objetivos de la entidad, composición de la Junta Directiva.
- Breve descripción de los logros de la entidad durante el año.
- Valoración del año de cada área, programa o proyecto.
- Datos de utilización de los servicios.
- Actividades realizadas.
- Proyección externa (aparición en medios de comunicación, colaboración y trabajo en red con otras asociaciones,...)
- Apoyos recibidos (personas de especial relevancia social que han apoyado a la asociación, apoyos recibidos por parte de entidades y obras sociales o administraciones,...)
- Memoria económica (valorar si esta información es necesario detallarla en exceso).
- Y además, yo suelo siempre hacer referencia de alguna manera, a los retos que la entidad se plantea a corto, largo y medio plazo para el año siguiente, teniendo en cuenta que deben ser realistas y cumplirse, ya que una memoria es un documento que es enormemente publicitario, y hacer una mala gestión de las espectativas por parte de la Junta Directiva puede ser contradictorio.

Por último, puede ser bastante ilustrativo finalizar la memoria con fotografías o contenidos multimedia (las memorias en CD no sólo permiten incluir muchísimo contenido multimedia como fotografías o vídeos, sino que además permiten un ahorro de papel considerable, que no solo repercute en el coste de la misma, sino también en el compromiso con la sostenibilidad de la entidad).

Espero haber contestado a tu pregunta. Recibe un abrazo.

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#2

Opinión anónima

03.04.07

Hola Esperanza. Hay varias metodologías dispoibles para elaborar una memoria anual. Básicamente, la memoria de una organización sin ánimo de lucro debe reflejar sus actividades y si su situación económico-financiera. Pensando en contenidos generales para tu asosiciación, te sugiero organizar tu memoria de la siguiente manera: 1) Sumario de contenidos; 2) Quiénes sois: Misión, Visión, equipo y Junta Directiva, datos de contacto; 3) Carta del Director, a modo de balance del año, contando lo hecho y las perspectivas para el año próximo; 4) Resumen de actividades según cómo éstas estén organizadas (si son campañas, si son actividades puntuales), relatando los hechos, los logros, las luchas y los planes para el año próximo; 5) El grado de participación: Socios y Voluntariado; 6) Colaboraciones con empresas privadas, si las hay; 7) Informe económico-financiero, reflejando ingresos, origen de los ingresos, gastos, distribución de los fondos, evolución de los fondos, dónde trabajan, e indicadores socio-económicos de vuestros proyectos. De todos modos, creo que te resultaría muy útil mirar las memorias anuales de organizaciones similares a la tuya, para ver también cómo lo hacen ellas. Si la memoria anual la necesitáis para presentar a alguna entidad, también estaría bien preguntar a esa entidad qué información requiere de vuestra memoria. Buena suerte y un saludo.

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#3

Opinión anónima

03.04.07

Hola Esperanza. Me gusta mucho la respuesta de Alberto, me parece que el ejemplo de estructura que da es muy útil, y también el resto de consejos. Me parece que el tema clave, como dice, es que tengas muy bien identificado el destinatario principal de esta memoria y para qué la vas a utilizar. A mi me parece fundamental que hagais un esfuerzo grande por sintentizar la información y presentarla de forma muy visual. Por ejemplo, considera que lo que, aparte de quién es tu entidad y a qué se dedica, lo más importante que va a contener tu memoria son los resultados y la gestión económica. Muchos destinatarios no pueden leerse la memoria, pero si presentas esta información de forma clara y muy visual, será lo que utilicen. Por ejemplo: cuadros con los programas y los beneficiarios, tablas con gráficos de evolución o crecimiento… Y una cosa muy importante: sintetiza la información económica para que todos puedan entenderla. Para las ONG uno de los requisitos fundamentales es la necesidad de transparencia. Utiliza gráficos con la procedencia de los fondos, etc.
Para empezar, podrías coger memorias del sector, de entidades similares a la tuya, y analizarlas críticamente: qué echas en falta, etc.

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#4

Aportada por:

Luis Canales Cárdenas

Mag. en AdministraciónConsultor en Cooperación Internacional y Proyectos Planif. Estratégica

Trabaja en:

Asesor particular

03.04.07

Hola Esperanza
Quisiera aportan algo a las buenos aportes que ya has recibido, se trata de recordar que tu estas haciendo la memoria de la Organización, esta entidad ha debido de tener metas Objetivos a largo y corto plazo, proyectos a su cargo que tendrán sus porpios Informes y “Memorias” del Proyectos, pero tu debes consolidar todo ello y centrarte a tu organización, estas llegando a alcanzar lo que se propucieron?, han surgido en el camino otras actividades complementarias, los resultados son alentadores?, mejorará al mediano plazo? son algunas preguntas que podrías hacerte y poner sólo las respuestas, en resumen se trata de poner en un documento el esfuerzo de un año, ya que justamente es la Memoria Institucional de lo que se logró o dejó de hacer.
Suerte y saludos
Luis Canales C.
lcanales@viabcp.com

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#5

Opinión anónima

03.04.07

Es importante desarrollar la recopilación y sistematización de la información, actividades, y procesos que se estan adelantando, puesto que esto nos da un balance de lo que se esta haciendo y en que punto nos encontramos.

Es importante actualizar las bases de datos de nuestro contactos, medios de comunicación, fundaciones apoyo, organizaciones con quien hemos trabajado y pensamos trabajar.

De otro lado, los proyectos culminados, realizar una evaluación de resultados, de impacto y desarrollo en todos los campos: actividades, cumplimiento de cronogramas, recurso humano, sus costos.

Evaluación grupal y autoevaluacion de cada uno de los integrantes de la asociación, esto no es un señalamiento sino detectar fortalezas y debilidades en las que se deba trabajar.

Construir un archivo gráfico de lo realizado, fotos, videos, presentaciones multimedia, en fin , material de apoyo para que a la hora de mostrar las actividades de la asociacion no sean un sólo discurso sino que exista algo que lo sustente más latente.

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#6

Opinión anónima

03.04.07

Si bien no existe una estructura fija y cerrada, es necesario tomar en cuenta ciertos puntos que son recurrentes:
- Presentación (donde la máxima autoridad de la institución da cuenta de los principales logros, dificultades y retos a asumir)
- Aspectos institucionales (Reseña de la institución, visión, misión, valores y metas planteadas para el año que se cierra)
- Logros
- Dificultades
- Informe financiero
- Metas a realizar para el período entrante

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#7

Aportada por:

Maria del Pilar Rodriguez Solís

Psicologa afrocolombiana, especialista en cooperacion internacional y gerencia social.

Trabaja en:

Asesor particular

05.04.07

hola Esperanza: la memoria anual de una organizacion en la mayoria de los casos esta comformada por los informes mensuales de cada linea de accion, eventos especificos, el proceso de control y monioreo de cada actividad, el seguimiento, soporte del manejo del presupesto, la proyeccion de la organizacion, y los objetivos y metas alcanzados en el año y el tipo de impacto realizado.
pilar. espero que te sirva de guia.

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#8

Opinión anónima

09.04.07

Estimada Esperanza, a los excelentes aportes de todos los colegas sólo puedo aportar lo siguiente:

1. Resaltar con claridad los logros obtenidos en función de las metas globales que se han fijado como organización. Para vuestros asociados o públicos será muy importante ver cómo están avanzando en el cumplimiento de sus metas.

2. La distribución de la Memoria es otro aspecto importante. Debieran identificar con tiempo los diferentes actores a quienes quisieran llegar con esa información. Muchas veces limitamos nuestras comunicaciones a nuestros asociados de siempre. Una memoria puede ser una pieza “estratégica” para mostrarnos como organización eficiente y llegar a nuevos aliados. Tenganlo en cuenta, pueden sumar nuevos valiosos actores gracias a esta herramienta.

Creo que otros aspectos técnicos ya han sido suficientemente explictados.

Saludos y éxitos.

Ruth G.

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#9

Aportada por:

Bertha Argueso Herrmann

Protectora de animales y plantas

Trabaja en:

Asesor particular

09.04.07

BASICAMENTE:
LOS OBJETIVOS QUE SE HAN LLEVADO A CABO DE LOS PREVISTOS. OTROS OBJETIVOS NO PREVISTOS PERO QUE SE HAN CONSEGUIDO.
LAS LINEAS DE ACTUACION, SEPARADAS POR LAS DIVERSAS SECCIONES: SOCIOS, PUBLICIDAD, ETC.
A NIVEL ECONOMICOS PODRIA DECIRSE QUE EL RESUMEN DE LAS CUENTAS ANUALES.

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#10

Opinión anónima

10.04.07

Hola.
En primer lugar, lo que haría sería organizar de forma precisa todos los datos relevantes que se quieran reflejar. Los datos económicos y las actividades llevadas a cabo deben ser el eje. En este punto, es importante tener claro quién va a ser el destinatario, para poder ofrecerle esta información de forma que se adapte a sus necesidades y expectativas.
Por último, cómo dice Virginia, es importante presentarlo de forma visual, de modo que atraiga la atención de forma inmediata. Utilizar gráficos, estadísticas y fotos puede ayudar a dirigir su atención hacia los elementos que queramos remarcar.
Espero que sirva.
Un saludo.

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