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Consultas Online

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Consulta formulada por:

Maribel Fernandez Zapata

¿Qué libros son necesarios para una ONG?

05.02.09

Anualmente debemos tener una reunión con socios, la cual debe quedar reflejado en un libro de actas y no sé como conseguirlo, ¿debo llevarlo a algún sitio para que lo legalicen? ¿como se redacta un acta?.

Tampoco sé si se debe llevar un libro de registro de socios. Aún no tenemos socios, pero pensamos comenzar a hacer la captación de socios muy pronto.

También quiero preguntar si la contabilidad debo presentarla en algun sitio.

Bueno espero su pronta respuesta, pero sobre todo quiero agradecer enormemente vuestra generosidad y vuestra ayuda, para mí es inestimable.

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Respuestas

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#1

Aportada por:

Francisco Liñán Delgado

Abogado. Miembro de CEAR-SUR

Trabaja en:

Asesor particular

07.02.09

Hola Maribel;
Los libros que debe tener una asociación son libro-registro de socios, libro de cuentas y libro de actas. La diligencia de los libros estará regulada por la normativa de Asociaciones de tu comunidad autónoma ¿cual es la tuya?
La contabilidad no debes presentarla en ningún organismo si no sois requeridos para ello por inspección tributaria, por liquidación de convenios, ayudas o subvenciones u otro expediente con causa similar.
Un acta se puede cumplimentar con el siguiente contenido;
Lugar, fecha, hora y domicilio de celebración de la Asamblea
1ª ó 2ª convocattoria realizada por Presidente, cuota de socios, mandato judicial.
Para tratar el Orden del día recogido en la papeleta de convocatoria.
En cada punto de ese Orden del díase ha de detallar las distintas posiciones y el resultado de las votaciones, si son aprobadas mayoritariamente o unanimemente o no aprobadas. Si algún disidente con el resultado lo pide se hará constar que el socio Dº se opone al resultado de la votación y la adopción del acuerdo por si quiere impugnarlo
Se ultima con un apartado de ruegos y preguntas reocgido en la convocatoria.
Se cierra si se ha elaborado el acta en la misma reunión dando lectura a su contenido, o si no es así pues no habiendo mas puntos a tratar se da por concluida la Asamblea en lugar, fecha y hora de cierre. Firman secretario y presidente.

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#2

Aportada por:

Rafael Perez Castillo

Funcionario de la Junta de Andalucí­a. Abogado no ejerciente. Doctorando en Derecho.

Trabaja en:

Asesor particular

17.02.09

Estimada Maribel: en relación con tu consulta planteada, paso a informarte lo siguiente: en primer lugar, como vuestro domicilio social, salvo error u omisión está en la Comunidad Autónoma Andaluza, sería de aplicación a vuestra entidad la Ley 4/2006, de 23 de junio, de Asociaciones de Andalucía. En concreto, su artículo 5 establece que:
1. Las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de personas asociadas, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financieros de la entidad, así como de las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación.
2. Las personas asociadas podrán acceder a toda la documentación que se relaciona en el apartado anterior, a través de los órganos de representación, con respeto a lo establecido en la normativa reguladora de la protección de datos de carácter personal”.
Así pues, la primera pregunta viene respondida a través del apartado primero del artículo 5 de la Ley de Asociaciones de Andalucía: en el libro de actas debe quedar reflejado la reunión de la Asamblea General de vuestra entidad, bien sea ordinaria o extraordinaria.
El Libro de actas es aquél donde se recogerán las sesiones de los órganos de gobierno de la Asociación, con especial referencia a los acuerdos adoptados. Su ordenación en el Libro será cronológica, y en caso de que dejásemos alguna hoja o parte de ella, sin escribir, la anularemos para evitar anotaciones que no respondan al desarrollo de las sesiones. Actualmente, es muy frecuente llevar el Libro de Actas en soporte informático, siendo necesario la legalización de los libros de actas, de socios y de contabilidad ante el Registro de Asociaciones y Fundaciones de la Consejería de Justicia y Admininistració Púbica, conforme al artículo 5 del Decreto 152/2002, de 21 de mayo, por el por el que se aprueba el Reglamento de organización y funcionamiento del Registro de Asociaciones de Andalucía.
Este Registro depende de la Dirección General de Entidades y Cooperación con la Justicia, sita en Plaza de la Gavidia, nº 10
41002 -Sevilla. Tlf: 955031800

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#3

Aportada por:

Rafael Perez Castillo

Funcionario de la Junta de Andalucí­a. Abogado no ejerciente. Doctorando en Derecho.

Trabaja en:

Asesor particular

17.02.09

Por su parte, los datos que deberá contener cada una de las Actas son los siguientes:
-Órgano que se reúne
-Fecha, hora y lugar de la reunión
-Número de convocatoria (Primera o Segunda)
-Asistentes (Datos nominales o numéricos)
-Orden del día
-Desarrollo de la reunión con los principales argumentos ligados a las personas que los defienden
-Acuerdos adoptados
-Sistema de adopción de los acuerdos y resultados numéricos
-Firma de el/la Secretario/a y VºBº del Presidente/a
Las actas se deben recoger durante el desarrollo de las sesiones y presentarse en la siguiente reunión del órgano en cuestión para su aprobación, por lo que, normalmente, el primer punto del orden del día consiste en la lectura y aprobación del acta de la reunión anterior.
Por lo que respecta al Libro de Socios es un registro de las altas y bajas de socios que se van produciendo en la Asociación. En el formato de venta en las papelerías, consta de una serie de columnas para recoger los datos del socio, las fechas de alta y baja, el número de socio, etc., de manera que cada socio ocupará un fila. Como ya aludíamos anteriormete, puede resultar más sencillo llevar este control con herramientas informáticas, imprimiendo cada vez que tengamos completa una nueva hoja, en los folios legalizados por el Registro de Asociaciones y Fundaciones de la Consejería de Justicia y Administración Pública de la Junta de Andalucía.
Por último respecto al libro de contabilidad, mediante el mismo se ue permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes …” , es decir, una contabilidad por partida doble y Analítica.
Esperando haber aclarado tus dudas al respecto, recibes un cordial saludo.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com

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#4

Respuesta del participante:

Maribel Fernandez Zapata

18.02.09

Hola Rafael, gracias por tu ayuda y generosidad.Segun lo leido ¿ Tengo que presentar los libros contables en algun sitio? ¿ Donden?. Somos una ONG muy nueva, aun no tenemos socios, pero hay personas que nos hacen donaciones. No tenemos bienes ninguno, solo nosotros que trabajamos para hacer realidad pequeños proyectos en Africa. Para llevar el libro de socios y el de Actas por ordenador ¿ debo tener algun programa especifico? y si despues imprimo las hojas deben ser hojas especiales ¿ como las consigo? o tal vez las imprimo en folios normales y luegos los debo llevar a algun sitio para diligenciarlo. Perdona mi ignorancia, pero es la primera vez que voy ha hacer esto.Mil gracias por vuestra ayuda Maribel