¿A qué artículos de la LOPD debemos acogernos para saber qué documentación personal debemos recoger de nuestros beneficiarios?

Estimado Paco: en relación con tu consulta planteada, paso a informarte lo siguiente: el deber de información al afectado, previo al tratamiento de sus datos de carácter personal, es uno de los principios fundamentales sobre los que se asienta la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos, y así viene encuadrado dentro de su Título II.
Por lo que se refiere al tratamiento que se hace en la citada Ley, respecto al deber de información a las personas de las cuales se vaya a obtener cualquier tipo de datos personales, se indica que precisamente el principio de información está regulado como uno de los principios básicos de la misma. El artículo 5, tal como te traslada mi compañera de portal, Nicole, señala lo siguiente:
Los interesados a los que se soliciten datos personales deberán ser previamente informados de modo expreso, preciso e inequívoco:
-De la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad de la recogida de éstos y de los destinatarios de la información.
-Del carácter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que les sean planteadas.
-De las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos.
-De la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
-De la identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de su representante. Cuando el responsable del tratamiento no esté establecido en el territorio de la Unión Europea y utilice en el tratamiento de datos medios situados en territorio español, deberá designar, salvo que tales medios se utilicen con fines de tránsito, un representante en España, sin perjuicio de las acciones que pudieran emprenderse contra el propio responsable del tratamiento.
Un cordial saludo y mucho ánimo en vuestra labor.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com

Cuando se utilicen cuestionarios u otros impresos para la recogida, figurarán en los mismos, en forma claramente legible, las advertencias a que se refiere el apartado anterior.
No será necesaria la información a que se refieren las letras b), c) y d) del apartado 1 si el contenido de ella se deduce claramente de la naturaleza de los datos personales que se solicitan o de las circunstancias en que se recaban.
Cuando los datos de carácter personal no hayan sido recabados del interesado, éste deberá ser informado de forma expresa, precisa e inequívoca, por el responsable del fichero o su representante, dentro de los tres meses siguientes al momento del registro de los datos, salvo que ya hubiera sido informado con anterioridad, del contenido del tratamiento, de la procedencia de los datos, así como de lo previsto en las letras a), d) y e) del apartado 1 del presente artículo.
No será de aplicación lo dispuesto en el apartado anterior cuando expresamente una Ley lo prevea, cuando el tratamiento tenga fines históricos, estadísticos o científicos, o cuando la información al interesado resulte imposible o exija esfuerzos desproporcionados, a criterio de la Agencia Española de Protección de Datos o del organismo autonómico equivalente, en consideración al número de interesados, a la antigüedad de los datos y a las posibles medidas compensatorias.
Asimismo, tampoco regirá lo dispuesto en el apartado anterior cuando los datos procedan de fuentes accesibles al público y se destinen a la actividad de publicidad o prospección comercial, en cuyo caso, en cada comunicación que se dirija al interesado se le informará del origen de los datos y de la identidad del responsable del tratamiento así como de los derechos que le asisten.’
Por tanto, cada persona de la que se pretenda recabar sus datos personales deberá ser informada previamente de todo el contenido del artículo 5.1 para que así conozca con qué finalidad se van a tratar, y por quién, pudiendo además en cualquier momento ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición
Si la recogida de los datos se ha realizado sin el conocimiento del interesado se le deberá de informar en el plazo de los tres meses siguientes al tratamiento, del contenido de cada uno de los puntos del artículo 5.1, quedando únicamente exceptuados de esta información aquellos supuestos en que una ley expresamente así lo establezca, o cuando el tratamiento tenga fines históricos, estadísticos o científicos, o cuando la información al interesado resulte imposible o exija esfuerzos desproporcionados a criterio de esta Agencia.
El incumplimiento del deber de información que contiene el precepto transcrito se encuentra tipificado como falta leve en el artículo 44.2.d) de la Ley Orgánica 15/1999: ‘Proceder a la recogida de datos de carácter personal de los propios afectados sin proporcionarles la información que señala el artículo 5 de la presente Ley’.
Un cordial saludo.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com