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Consultas Online

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Consulta formulada por:

Manuel Algarra Gonzalez

¿Cómo debemos empezar para crear los departamentos de comunicación, proyectos /estrategia y captación de fondos?

12.04.08

Estamos creando los departamentos de comunicación, proyectos y estrategia y captación de fondos. Ya disponemos de varios voluntarios virtuales y presenciales. ¿Podéis informarnos sobre cómo debemos empezar a formarlos y qué debemos empezar haciendo?

Gracias por vuestra ayuda.

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Respuestas

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#1

Aportada por:

Cecilia Barrios

Colaboradora en gestión de proyectos para internet, diseño web y publicidad online

Trabaja en:

Asesor particular

14.04.08

Hola :)

Bueno, lo que preguntáis es muy amplio y posee muchas fases de preparación, revisión, puesta en marcha y evaluación.

Pero bueno, en primer lugar debéis tener muy en claro que esperáis de cada departamento. ¿cuál o cuales serían los objetivos de cada uno de ellos a cumplir.

Cada departamento debe tener una descripción de las tareas a realizar. La definición concreta de los puestos de trabajo y que perfiles de voluntarios necesitáis.

La planificación inicial de vuestro plan de trabajo lo debéis confeccionar a conciencia teniendo siempre como elemento de referencia, los estatutos de vuestra asociación, los valores de la misma, y los objetivos anuales perseguidos. (Esto les ayudará de cara a la estrategia de captación de fondos, recursos que necesitarais, etc)

Esto os vuelvo a repetir, es muy amplio, quizá os haga falta incorporar dentro de vuestra asociación a una persona que tenga experiencia en la realización de proyectos.

Bueno, mucha suerte con ello.
Cecilia Barrios

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#2

Opinión anónima

14.04.08

Buenas tardes, Manuel.

En mi opinión deberían empezar por realizar una buena Planificación Estratégica, porque con esta herramienta definirán hacia dónde quieren ir, y los pasos necesarios para llegar. Encontrarás referencias sobre documentación relativa a la Planificación Estratégica aquí: http://www.solucionesong.org/asesoria/consultas/consulta/?id=4240

Algo menos ambicioso, pero también muy útil sería diseñar un Plan de Formación para este año donde se analicen seriamente y con la metodología adecuada las necesidades formativas de tu Organización, objetivos a cumplir, etc. Puedes encontrar una sencilla guía que te ponga sobre la pista aquí: http://www.cinterfor.org.uy/public/spanish/region/ampro/cinterfor/temas/complab/banco/for_cer/intecap.htm

Encontrarás un amplia oferta formativa en solucionesong, en el apartado de formación. También puedes encontrar formación del interés de tu Organización en www.formacionsocial.es

Saludos,

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#3

Aportada por:

Marcos Concepcion Raba

Director Asociación Española de Fundraising

Trabaja en:

Asesor particular

14.04.08

Estimado Manuel,
No se muy bien en el momento en que os encontrais, pero lo más conveniente es siempre empezar por el diseño y aprobación de una plan de captación de fondos. En el mismo, y a raiz de vuestra pregunta, sería bueno que definieseis, a raiz del análisis de situación y los resultados esperados, la estructura organizativa; es decir, la dependencia orgánica del departamento, la relación y procesos entre la comunicación y captación de fondos, etc. Como comentaba en el inicio, es importante que sea aprobado y asumido por la Junta Directiva, como parte esencial del desarrollo de la Asociación.
No se muy bien si he conseguido en alguna medida resolver la cuestión, sino es así, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
Recibe un cordial saludo,

Marcos Concepción Raba
Asociación Española de Fundraising
www.aefundraising.org

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#4

Opinión anónima

14.04.08

En líneas generales, la implementación de los departamentos descritos, supone un ejercicio previo de revisión y diagnostico, a fin de identificar si se cuenta con la capacidad instalada para implementarlos. De no ser así, es necesario, incorporar lineamientos que permitan el surgimiento paulatino de estas líneas de acción, consolidando una cultura institucional, que luego dará pie a la existencia operativa de dichas áreas.
En el caso de Comunicación, hay que tener en claro qué es lo deseamos comunicar. ¿Sólo nos interesa difundir lo que hacemos? (de cara a recaudar fondos de potenciales donantes). ¿Nos interesa hacer advocay sobre los temas que trabajamos? ¿Nos interesa crear instrumentos comunicacionales, educomunicativos, etc?
En el área de proyectos, se debe de precisar qué tipo de programas vamos a crear. En función de estos, comenzar a trabajar los proyectos a realizar, de acuerdo a ejes temáticos que bien pueden ser agrupados, en los programas (conforme les sugerí).
Para la captación de fondos, es imprescindible que tenga ligazón con la parte de Programas o Dirección Ejecutiva (o su equivalente), de modo tal que guarde relación con lo que busca la institución. De nada sirve captar fondos, si estos no se relacionan con lo que la institución está en capacidad de hacer.

Atte

Jaime Castilla (jcastillab@yahoo.com)

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#5

Opinión anónima

14.04.08

1º.- Deberiais de crear un organigrama con los departamentos
2º.- Planificacion y delimitacion de departamentos
3º.- Gestión de los departamentos
4º.- Captación de fondos origen y destino de los mismos.

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#6

Aportada por:

Sònia Flotats Àlvarez

Servicios de comunicación, marketing y captación de fondos para entidades del Tercer Sector.

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Asesor particular

14.04.08

Hola,
Hace cinco años pusimos en marcha eld epartamento de comunicación y captación de fondos de Fundación Adsis, donde todavía hoy sigo mo responsable. Desde la experiencia creo a grosso modo se deben seguir los siguienets pasos:

1. Ver con qué presupuesto contáis para la contratación de una persona (o agencia externa) que lidere el tema. Sólo con voluntariado es un tema demasiado delicado, unque depende del compromiso de voluntariado que tengáis. Nosotros nos asesoró AlterCompany (www.altercompany.com ) y fue todo un acierto.

2. Elaborar junto a la persona contratada para ello (o vountariado comprometido, o empresa externa) un diagnóstico de la organización en relación a la comunicación, un DAFO y, a partir de él, un Plan de Comunicación Externa y de Captación de fondos privados.

3. A partir de un diagnóstico, DAFO, etc., elaborar el Plan de Comunicación y Captación de fondos privados. Este plan define públicos, canales, mensaje, estrategia, etc.

4. A partir de ahí, ir poniéndolo en marcha poco a poco. Lo ideal sería poder contar con un mínimo de una persona dedicada más a tarea de comunicación y otra más orientada a la captación de fondos privados, principalmente orientada a empresas.

Sobre el tema de la formación, por tu maul no veo dónde os encontráis físicamente, pero hay muchas entidades, fundaciones, etc,. dedicadas a formar en estos temas, algunas de ellas gratuitamente o a precio bajo para ONG.

Un abrazo,
Sònia Flotats
Responsable deComunicación
Fundación Adsis

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#7

Aportada por:

Mar Ruiz Solanes

Experta en comunicación online: blogger, content curator, community building & engagement, dinamización Redes Sociales

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Asesor particular

14.04.08

Yo os aconsejaría hacer un plan de comunicación y definir las estrategias y acciones prioritarias, de esta manera os saldrán las necesidades concretas tanto de RRHH como de recursos financieros.

Saludos,

Mar Ruiz
Comunicación / Internet 2.0

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#8

Aportada por:

Sergio Alcina

Consultor

Trabaja en:

Asesor particular

14.04.08

Estimado Manuel:

Me decanto por los consejos de Cecilia y Juan José, ya que buscan responder a la pregunta de “¿Por qué ahora y por qué esos departamentos, y no otros?”. El hecho de que la decisión surja de una planificación reflexiva ops marcará qué necesidades tenési y de qué recursos disponéis, ya que se puede dar el caso de que terminéis “trabajando” para mantener áreas que luego resultan no ser prioritarias, o que aprovechési la oportunidad que brinda un personal voluntario con perfiles muy determinados, pero que puede decidir irse en unos meses.

Y, si optáis por la planificación, os recomiendo que la hagáis lo más participativa posible.

Espero haberos resultado de utilidad.

Un saludo

Sergio

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#9

Aportada por:

Carolina García Toledano

Consultora comunicación tercer sector

Trabaja en:

Asesor particular

14.04.08

La verdad es que son muchos departamentos, todos ellos muy importantes de golpe. Quizá mi primer consejo es que lo hicierais poco a poco y desde mi punto de vista sería necesario al menos un personal contratado para hacerse cargo de la responsabilidad que requieren cada uno de ellos, los voluntarios vendrían después.
En cuanto al ámbito que más conozco que es comunicación, estoy de acuerdo con Sonia, aunque quizá no necesitéis contratar un externo al principio pero sí tener muy claro que es lo que queréis comunicar y a quién os dirigís, en base a esas necesidades elaborareis una estrategia y diseñareis unas herramientas de comunicación (folletos, página web, anuncios…etc)
El presupuesto con el que contáis es muy importante, si lo tenéis muy apretado yo os aconsejaría por desarrollar herramientas on line, que ahorran el coste de producción, aunque también es muy importante de cara a fundraising disponer de materiales informativos con los que presentar vuestra ONG.

Un saludo

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#10

Aportada por:

Enric López Desbert

Experto en el ámbito de la comunicación, la estrategia y la formación.

Trabaja en:

Asesor particular

14.04.08

Saludos:

Poco más puedo aportar a lo que ya han hecho mis compañeros. Sin duda, la base está en la creacion del Plan de “Empresa”, donde aparecerán todas las estructuras que se deben desarrollar, incluidas éstas, pero que deberán “colgar” de las decisiones estratégicas que se hayan tomado previamente: objetivos, públicos objetivos, posicionamiento y ventajas competitivas.

La implementación de estos departaemntos (sean internos o externos) debería estar en función de estas decisiones previas.

Hasta pronto.

Enric

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#11

Aportada por:

Montse de Paz

Fundación ARSIS

Trabaja en:

Asesor particular

14.04.08

Hola, Manuel,

mis colegas ya te dan muchas respuestas… Verás, estoy con Juan José en que lo primero es que hagáis vuestra planificación estratégica global. La comunicación y la captación de fondos van íntimamente ligadas con el plan general de la entidad, orientado al cumplimiento de la misión. Si sois un equipo pequeño con mucho voluntariado es importante que no queráis abarcar mucho de golpe y os tracéis una ruta a tres o cinco años vista, por ejemplo, con unos cuantos objetivos cada año, que estén a vuestro alcance. ¡Hay que hacer muchos números y pensar con “la cabeza”!

Si quieres, te puedo pasar un modelo de planificación estratégica sencillo, como el que usamos en ARSIS. Nosotros somos una pequeña ONG e iniciamos todos esos departamentos en plan casero, con apenas tres personas, todas voluntarias y miembros comprometidos de la Fundación. Aunque siempre se puede mejorar y crecer, por supuesto, ¡no nos ha ido nada mal!

En cuanto a formación, aquí en Soluciones encontrarás varios cursos sobre estrategia, gestión de proyectos y captación de fondos. Desde ARSIS también ofrecemos algunos. Te puedo mandar información si te interesa. Especialmente impartimos uno idóneo para personas que se inician en este campo.

Un saludo cordial y adelante. He tenido alumnos de entidades que hacen lo mismo que vosotros, en otras CCAA, y me parece una labor preciosa.

Montse de Paz - montse@arsis.org

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#12

Opinión anónima

14.04.08

Escenario de partida :
Os encontrais en el inicio de vuestra actividad , por lo tanto la secuencia es la siguiente:
1) Definir objetivos generales y dentro de ellos los de comunicacion
Que comunicar , a quien y como , ampliar como funciones y tareas del Dpto de Comunicacian.
2) Identificar las necesidades de capital (fondos) como obtenerlos
3) Vincular los proyectos al punto 2 .
Y mucha ilusion y trabajo.

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#13

Opinión anónima

14.04.08

Lo primero es contar con una decisión y determinación gerencial para llevar a cabo estas tareas. Dentro del organigrama de la entidad, entiendo que el área de Comunicación y de Captación de Fondos deberían ir separadas. Quizás captación de fondos esté más unida a una tarea puntual de Marketing, por lo que yo pondría dos áreas bien diferenciadas: Marketing y Comunicación. La parte de proyectos y estrategia, no me queda muy en claro de vuestra pregunta, por lo que no me animo a responder por ello (aunque es cierto que si se trata de una asociación, vuestra junta directiva debe dar las reglas de juego para que la gerencia o dirección ejecutiva pueda actuar con relativa autonomía). Sí es cierto que debéis tener muy y bien en cuenta con qué recursos contáis para poner en marcha esto. Y al decir recursos, aludo a: personal remunerado, fondos para la consecución de las distintas tareas y actividades (si son fondos propios, si subvenciones…). También creo que os podría ayudar hacer algo de “benchmarking”, esto es, ver cómo otras organizaciones similares a la vuestra, tienen organizadas estas áreas. Un saludo.

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#14

Opinión anónima

14.04.08

Lo primero que yo haría sería hacer un sondeo del mercado. El ámbito en el que os movéis el de las terapias ecuestres. Tan sencillo como realizar una busqueda vía google. Ver lo que ya se ha hecho y proponer nuevas alternativas, adaptar y hacer vuestras otras que ya existen modificandolas…

Para captar fondos vía on-line hay varias páginas webs como www.tupatrocinio.com donde estoy convencido que podréis encontrar ayudas.

Espero que mi comentario os sirva de punto de arranque.
Saludos.

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#15

Aportada por:

Luis Canales Cárdenas

Mag. en AdministraciónConsultor en Cooperación Internacional y Proyectos Planif. Estratégica

Trabaja en:

Asesor particular

15.04.08

Hola Manuel
Hay muchas buenas sugerencias.
Sólo podría agregar lo siguiente:
- Solamnete crea departamentos u oficinas cuanfo haya la necesidad, esto es, que tenga lago que hacer o que el trabajo de una se tanto que se necesite dividirla en 2 o 3 oficinas.
- A partir del Plan Estartégico, ya nombrado, deberás asignar responsables de las actividades programadas en el año, si no hay dispuesto actividades para estas nuevos departamentso, deberás incluirlos en el Plan Estratégico y redefinir actividades.
Suerte
Lucho Canales
Lcanales@viabcp.com

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#16

Aportada por:

Bertha Argueso Herrmann

Protectora de animales y plantas

Trabaja en:

Asesor particular

15.04.08

Lo primero es delimitar bien cada departamento, sus objetivos a corto, medio y largo plazo.
Segundo dotarles de los necesario para poder llevar a cabo sus objetivos.
Tercero tener personas que se responsabilicen de llevar a cabo la tarea encomendada a cada departamento.

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#17

Opinión anónima

15.04.08

Como dicen mis compañeros, las decisiones más improtantes en este momento dependen de los objetivos.
Una vez que tengáis bien claros los planes sabréis qué tipo de personas tienen qeu trabajar en esos departamentos, con qué formación, con qué herramientas…
También es muy importante la planificación estratégica para qeu los departamentos no se superpongan en sus funciones y la coordinación entre las diversas áreas, éstas y todas las de la entidad, reporten la máxima eficacia con el menor esfuerzo y desgaste.
Saludos y mucha suerte,
Greta Frankenfeld

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#18

Aportada por:

Guido Osvaldo Asencio Gallardo

Contador Publico y Auditor, y Consultor Organizaciones de Base.

Trabaja en:

Asesor particular

15.04.08

Debes crear un proyecto en que se incluyan las líneas generales de por qué quiieres crear un cargo nuevo, es decier cuál es la justificación de tener un cargo que cubra un área específica.
Teniéndo el capital humano, debieras empezar por crear un perfil para cada cargo e involucrar a las personas según sus competencias. Para ello es necesario que trabajes con algún especialista u otra organización que te ayude a elejir los perfiles de las personas.
Guido
Chile

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#19

Aportada por:

Guido Osvaldo Asencio Gallardo

Contador Publico y Auditor, y Consultor Organizaciones de Base.

Trabaja en:

Asesor particular

15.04.08

Ahora como consejo es necesario reformular tus líneas formales de la organización que representas, para darle una seriedad a lo que quieres plantear.

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#20

Opinión anónima

15.04.08

Hola Manuel:
En primer lugar es nombrar a un coordinador/ra que recibiera cada una de las informaciones de los responsables de cada áreas.
Cada responsables habrá analizado anteriormente las necesidades y priorizarlas por de cada departamento para conseguir los objetivos pretendidos en el tiempo establecido.
Esta persona tendrá la capacidad de controlar el proceso de Admon, fiananzas, contratación , incidencias, etc. todo corresponde a la gestión.
Este coordinador/ra será por tanto cualquier persona dentro de vuestra asociación capaz de realizar un PLAN DE GESTIÓN, teniendo en cuenta los objetivos marcados en vuestra asociación y que son repartidas en tareas a cada departamento correspondiente.
Así pues la fases de gestión consiste en:
1º Fase previa: personas que van a trabajar, distribución de tareas y responsabilidades, necesidades en humanos y materiales y ajustes, etc.
2º Puesta en marcha:
Difusión :medios de comunicación, propagandas, difusión a Centros, Entidades, Web, etc.
Selección: perfil del voluntario, administrativo, etc.
3ºSeguimiento a todos los niveles: administrativo, pedagógico, financiero, organización en general, incidencias, evaluación
4º Elaboración del Informe final: Es la memoria de todas las acciones.
Un saludo






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#21

Opinión anónima

16.04.08

Estimado Manuel:

Mi consejo es dar los siguientes pasos:

1º.- Diseñar el organigrama de vuestra asociación de forma tal que aparezcan los nuevos departamentos; este ejercicio permite reflexionar sobre la dependencia de los mismos y su relación con el resto de áreas de la entidad.

2º.- Delimitar los objetivos de cada departamento.

3º.- Definir las funciones.

Para una y otro punto mi recomendación es que les propongas a los voluntarios que aporten sus ideas; a continuación debería reunirte con ellos y con los técnicos de la organización para debatir sus propuestas y llegar a una formulación de objetivos y de funciones. De esta manera todos, voluntarios y personal contratado, tendrán claro qué se espera de las nuevas áreas y cómo se han de coordinar con ellas.

A partir de ahí, habrá que dar o facilitar la formación necesaria para mejorar sus capacidades.


Un cordial saludo.

Las consultas resueltas por los asesores de la Fundación Luis Vives no tienen carácter vinculante.

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#22

Opinión anónima

16.04.08

Hola Manuel. Bueno, la cuestión es saber qué se espera de cada uno de estos departamentos. Así que sería conveniente hacer una revisión general y plantear objetivos y actividades concretas. En el caso del departamento de comunicaciones, es conveniente que sea un licenciado en comunicación con especialización y/o experiencia en comunicación organizacional y comunicación para el desarrollo. Esta persona debe planear las estrategias de comunicación interna, externa, acompañamiento a proyectos… Por favor, eviten que la persona de comunicaciones sea la misma de Fund Raising, eso es sobrecargar de trabajo y rara vez zse obtienen buenos resultados.

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#23

Aportada por:

Guido Osvaldo Asencio Gallardo

Contador Publico y Auditor, y Consultor Organizaciones de Base.

Trabaja en:

Asesor particular

17.04.08

Es necesario crear un manual de funciones de los departamenteos que quieres crear, como lo veo es una reestructuración que apunta a realizar grandes proyectos, es por ello que deben estar muy bien definidos los objetivos y el plan estrategico de vuestra organización.

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#24

Opinión anónima

18.04.08

En el marco de la planificación estratégica, se debe incorporar un plan de acción bajo una fundamentación sistemica o por procesos que se ajuste más a las características de las actividades a desarrollar, para iniciar las operaciones.

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#25

Aportada por:

Rafael Perez Castillo

Funcionario de la Junta de Andalucí­a. Abogado no ejerciente. Doctorando en Derecho.

Trabaja en:

Asesor particular

02.05.08

Estimado Manuel: en relación con tu consulta, paso a informarte lo siguiente: sin perjuicio de lo que referidos por mis compañeros/as de portal, debo añadirte que el término “Voluntariado Virtual” se aplica generalmente a las tareas voluntarias que se realizan al menos parcialmente a través de Internet. Los voluntarios pueden participar diseñando una página Web, traduciendo documentos, elaborando materiales educativos, diseñando gráficos… etcétera.
A tal efecto, Susan Ellis y Jayne Cravens publicaron en el año 2000 una “Guía de Voluntariado Virtual”, que presentaba de forma sistemática cómo gestionar un programa con “voluntarios virtuales”. La guía explica cómo seleccionar, coordinar y evaluar a quienes hacen tareas de voluntariado en línea (online).
La traducción al español fue realizada por miembros de Evoluntas. Más de diez traductores voluntarios participaron en la tarea. Así que se trata de una “guía de voluntariado virtual” traducida por voluntarios virtuales. Aquí tienes el resultado:
Guía de voluntariado virtual de Susan Ellis y Jayne Cravens
Un cordial saludo.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com

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