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Consultas Online

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Consulta formulada por:

Mary Carmen Escriva Sanchís

¿Cómo justificar una misma factura a dos organismos si los dos quieren el original?

07.10.10

¿Cómo se presenta la justificación de un concepto por ejemplo el alquiler?

El ayuntamiento nos subvenciona el 49% y hay que justificar las facturas (originales) el otro 51% te lo subvenciona otra entidad que también quiere las facturas originales ¿Cómo se presentan las facturas a los dos organismos de una misma cosa 49% Ayuntamiento y 51% otra entidad del alquiler?

Gracias anticipadas,
Un saludo

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Respuestas

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#1

Aportada por:

Ana Álvaro Moreno

Ana Álvaro Moreno (TRANSFORMANDO Consultora Social sin ánimo de lucro para ONGs)

Trabaja en:

Asesor particular

11.10.10

Hola!
Esta situación ocurre habitualmente en la justificación de proyectos cuando compartimos gastos con diferentes fiinanciadores. Si ambos financiadores quieren el original, deberás de solicitar un duplicado de factura y realizar el siguiente paso. Elaborar dos sellos que estamparás en las facturas originales. En ambos sellos deberá de aparecer el nombre del proyecto y el porcentaje que se imputa de la factura según el financiador. De tal manera que cada financiador tiene claro cual es el porcentaje de factura que financia y quien es el que financia el resto. Normalmente con el estampillado, los organismos financiadores no tienen problema en recibir una copia de la factura y no el original, se trata de comprobar que no estás imputando la totalidad de la factura a dos financiadores. Consulta esto antes, porque es posible que puedas entregar copias

Espero haberte ayudado.

UN abrazo

Ana Alvaro
Transformando, Soc. Coop. Consultoría sin ánimo de lucro.

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#2

Aportada por:

Alberto Martos Sauquillo

KALUINSTITUTE.ORG

Trabaja en:

Asesor particular

11.10.10

Hola Mary Carmen,
Las facturas son vuestras, no del financiador, lo que debéis hacer es tener las facturas, en original, disponibles para cualquier revisión, pero son vuestras.
Otra cuestión diferente es como las ordenéis, si las archiváis por proyectos pues en una carpeta estará el original y en la otra una fotocopia con referencia a donde se puede consultar la original.
Si las ordenáis por contabilidad, lo que tendréis para cada proyecto será una lista de gastos cargados al proyecto y con referencia a donde está cada factura.
La propia contabilidad, a través de la utilidad de contabilidad analítica, por departamentos o proyectos, podrá señalar la atribución porcentual de la factura a cada proyecto.
Lo que dice Ana de señalar en la factura que se le atribuye a cada proyecto es un gran consejo, muy útil, evita que posteriormente puedas cambiar una factura de proyecto y muchas veces son los financiadores lo que imponen que las facturas que financian se marquen con un sello.
Y por último, aunque quizás debería ser lo primero, es revisar a fondo al normativa de justificación administrativa de cada financiador, donde se dirá si quieren que las facturas se sellen o cualquier otro cosa.
Espero que te sirva.
Un saludo.
Alberto Martos

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#3

Aportada por:

Laura Mendoza Díaz

Responsable de gestión de proyectos y ONLs en Synergestió, consultoria financera i de gestió, S.L.

Trabaja en:

Asesor particular

11.10.10

También, si son facturas como la del alquiler u otros servicios que son mensuales y la subvención abarca un periodo de tiempo determinado, puedes hacer el porcentaje sobre el periodo, imputar un número de meses el total de la factura a un financiador y el resto al otro financiador, 46 % del periodo a un financiador y el 51% al otro. De esta manera no tienes problemas con los originales.
saludos

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#4

Aportada por:

Raquel Arévalo

Especialista en Gestión de Proyectos

Trabaja en:

Asesor particular

11.10.10

Estimada mary Carmen Para poder cumplimentar la justificación de gastos, debes solicitar una copia compulsada en la cual el que emite la factura, firme que es copia del original. Esta situación se presenta muchas veces y se tienen que salvar de esta manera.
suerte
Lic. Raquel Arévalo

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#5

Aportada por:

Lorena T Liendo Rey

Trabaja en:

Asesor particular

11.10.10

Saludos cordiales:
Estoy muy de acuerdo con Alberto Martos. El financiador, bajo ningún concepto, debería solicitarles originales de sus facturas, pues eso respalda la contabilidad de ustedes, no la del financiador o financiadores. Si el que emite la factura puede certificar la copia, pues adelante; en caso contrario, presenten copias selladas de las facturas a cada financiador, junto con una exposición de motivos donde declaren los porcentajes cubiertos en cada caso por el aportante.
Tengan feliz jornada

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#6

Aportada por:

Elena Lluch Pascual

Asesora particular especializada en ong's

Trabaja en:

Asesor particular

12.10.10

Hola, para apoyar lo que dicen los compañeros añado que la mayoría de financiadores exigen la entrega de un formulario económico donde se relacionen las facturas que adjuntas a las justificación y además suele haber una columna donde indicas el porcentaje que imputas a ese financiador.
Es verdad que no deberíamos entregar originales, pero hay administraciones que sólo quieren originales y te las devuelven con su sello.
Saludos.

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#7

Opinión anónima

12.10.10

Pide en el ayuntamiento que te hagan dos copias compulsadas que serán las que entregues. Como dice Alberto, el original es vuestro.
Un saludo

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#8

Respuesta del participante:

Mary Carmen Escriva Sanchís

26.10.10

LAS RESPUESTAS HAN SIDO DE GRAN AYUDA PARA LA ADMINISTRATIVA, NUESTRO AYUNTAMIENTO QUIERE ORIGINALES Y DESPUES NOS LOS DEVUELVE SELLADOS POR ESO LAA PREGUNTA

GRACIAS

MARI CARMEN ESCRIVA
solucionesong.org
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