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Consultas Online

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Consulta formulada por:

Alejandro Gámez Selma

¿Cómo podemos acreditar el gasto en proyectos de cooperación si los recibos que nos entregan están en malas condiciones?

16.02.08

En los proyectos que realizamos en África y Sudamérica, los justificantes que recibimos muchas veces por los intercambios de bienes y servicios (y porque los exigimos nosotros) son recibos “muy desastrosos”, en hojas de cuaderno, sin firmar (porque no saben) o están mal escritos, etc.. pero no les podemos exigir más, puesto que los proyectos se están realizando lejos de los grandes núcleos urbanos.

Nuestra duda es que no sabemos si será suficente con este tipo de recibos en caso de inspección de Hacienda, y en caso de no serlo, ¿cómo podemos reforzar la acreditación del gasto realizado? Se nos ocurre, que quizás podamos hacerlo con fotos de los bienes comprados, o declaraciones de los prestadores, o con copia de los registros de entrada y salida de materiales…. ¿que nos recomendáis?

Muchas gracias por vuestra ayuda.

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Respuestas

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#1

Aportada por:

Marc Masmiquel Mendiara

Diseñador gráfico y consultor de proyectos de cooperación

Trabaja en:

Asesor particular

18.02.08

Alejandro,
Lo que comentas es un “clásico”.
Hay ocasiones como relatas en las que los recibos no son claros, no consignan el concepto claramente, etc.
En este caso lo que se suele hacer es agrupar ese tipo de gastos con justificación defectuosa y se hace un certificado por parte de vuestra asociación aclarando la secuencia de gastos, con fechas y conceptos, se rubrica por parte de la persona responsable del proyecto y la junta de vuestra asociación. En principio, este es el procedimiento para esos gastos con problemas “formales”.
Este procedimiento es por otro lado el tipificado en las convocatorias de proyectos, pero que puede variar en lo referente al máximo justificable por este procedimiento (por expedición de certificado) que ronda del 5 al 10% s/t.

Suerte, y ante dudas de dicho porcentaje os recomiendo contactar con la entidad financiadora.
Un saludo,
M. Masmiquel

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#2

Aportada por:

Berta Liliana Brusilovsky Filer

Arquitecta, urbanista, cooperación internacional

Trabaja en:

Asesor particular

18.02.08

Compende vuestro problema.
Lo que yo haria es ademas de las fotos de los bienes un cuaderno de recibos elaborados por la ONG o el expatriado (vosstros) para poder en cada caso, aclarar con toda precision el bien adquirido o el material comprado, o el srvicio prestado. De esta manera llevareis un control exacto de todos los gastos realizados. y podreis justificar anexandolo al papel que os hayan entregado en las condiciones que comentais.
Suerte
Berta Brusilovsky
www.acciondesarrolloigualdad.org

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#3

Opinión anónima

18.02.08

Estimados, estoy en Sudamerica y entiendo claramente lo que expresan. Es casi seguro que los recibos que no son factura no les sirve contablemente, pero para la proxima vez preparen ustedes un recibi con todo el detalle del envio y eso puede ser remitido y firmado por correo a v/dirección. Con firma responsable de, ya sea institución que recepciona dicha donación y/o persona fisica (pariente) del menor que recibe la danación.-
La respuesta exacta la tendra el contable de v/institución a cerca de la validez del recibo.-
Espero que le ayude esta alternativa. Saludos desde Argentina- Bs As- Chascomús- Dra. Invernizzi

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#4

Aportada por:

Karina Tirado Zambrana

Abogada -Asesora Proyectos Sociales y Cooperación Internacional

Trabaja en:

Asesor particular

18.02.08

Estoy de acuerdo con las respuestas anteriores, he trabajado en Bolivia y Haiti y realmente ese era uno de mis mayores problemas, lo que haciamos es hacer un certificado de declaración dando fe a ese recibo o factura, y tambien en la medida de las posibilidades y dependiendo del proyecto tambien pedia un certificado firmado por el responsable de la contra-parte local.
Suerte.
Un saludo

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#5

Aportada por:

Luis Canales Cárdenas

Mag. en AdministraciónConsultor en Cooperación Internacional y Proyectos Planif. Estratégica

Trabaja en:

Asesor particular

18.02.08

Hola Alejandro
Tengo al gunas dudas sobre alguino de los comentarios anteriores, pero en fin, si ustedes estan ejecutando un proyecto los principales gastos lo estan haciendo con empresas serias que pueden dar un comprobante serio. Sólo en esos 5 a 10% de casos hay algunos problemas que son más del tipo de justificar viáticos o gastos menores, que se pueden justificar alguna vez por el Coordinador del proyecto. Pero no es un “habito muy sano”.
Los bienen importantes los remiten y deben enviarlos con una Guia o documento de recepción, ya que el de la compra lo tienen ustedes y el beneficiario sólo necesitan una constacia de haber recibido el bien entregado por el proyecto.
Saludos
Lucho

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#6

Opinión anónima

18.02.08

Hola Alejandro,

estando de acuerdo con los compañeros que han atendido tu consulta previamente, dejame insistir en que, si bien es verdad que suele ser un problema importante, hay que intentar minimizarlo lo máxino posible, tratando de obtener una acreditación fiel de los gastos realizados en todas las ocasiones. Algunas veces, podéis ser vosotros mismos los que, en ausencia de uno por parte del prestador de servicios o bienes, tengáis un documento estandarizado que se pueda firmar, al igual que se hace con la donación de medicamentos u otros productos donde el receptor tiene que firmar el preceptivo documento de recepción solidario con el asiento de salida de tales bienes. Como tu ya indicas, es fundamental que haya la máxima transparecia en los registros de entrada y salida, así como en la contabilidad.
Espero haberos sido de ayuda.
Un saludo.

Asesores para el Desarrollo, ASPADE
www.aspade.org
www.aspade.es

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#7

Aportada por:

Elisa de Francisco Ramirez

Concejalía de Cooperación

Trabaja en:

Asesor particular

19.02.08

Dependen en qué condiciones estén (si están casi rotos, si no se ven, si no corresponden a el gasto…etc.). y por supuesto, depende del organismo donde los tengais que presentar.
Mucha suerte.

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#8

Opinión anónima

20.02.08

Es obvio que quien da lo que tiene no está obligado a más :)
En caso de inspección tendrá que valer puesto que estarán más que acostumbrados a saber cuál es la situación normalmente.
Si teneis resguardos o documentación bancaria sobre esos movimientos, mucho mejor, y en todo caso, deberíais recurrir siempre a una institución autorizada, como el consulado, o policía, por ejemplo, y “dieran fe” (algo así como una compulsa de que efectivamente la gestión se realizó y los recibos son válidos).
No sé si servirá de mucha ayuda después de todo lo dicho aquí...
Un saludo

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#9

Aportada por:

Maria del Pilar Rodriguez Solís

Psicologa afrocolombiana, especialista en cooperacion internacional y gerencia social.

Trabaja en:

Asesor particular

20.02.08

hola Alejandro, esta situación suele ocurrir y una de las opciones puede ser crear un formato donde se registren los gastos del proyecto, especificando a que rubro pertenecen el cual debe tener la validez de una factura, es necesario ponerse de acuerdo con el interventor del proyecto para que el formato obtenga validez.
Gracias, María del Pilar Rodriguez Solis

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#10

Respuesta del participante:

Alejandro Gámez Selma

02.03.08

No ha sido de mucha utilidad, en términos generales, ya que nadie ha expuesto con seguridad el criterio de la AEAT al respecto (No el de la administración subvencionadora, que en nuestro caso no tenemos).

No obstante, sí saqué algunas buenas ideas para reforzar la acreditación de los gastos realizados pese a no disponer de una factura con todos los elementos necesarios.

solucionesong.org
Un proyecto de