Saltar al contenido principal

Consultas Online

avatar

Consulta formulada por:

Noelia Jover Molero

Gestión del libro de actas digital

08.05.07

Somos una asociación que acabamos de iniciar nuestra actividad y nos gustaría que nos informarais sobre cuál es el mejor método para gestionar el libro de actas digitalmente.

Muchas gracias.

Compárte en las redes sociales

Respuestas

avatar
#1

Aportada por:

Alvaro Ortega Santos

Cooperante, gestor cultural y experto en asociacionismo.

Trabaja en:

Asesor particular

09.05.07

Conforme a las Obligaciones documentales y contables definidas en la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del derecho de asociación (art. 14.1) “Las asociaciones han de (…) recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación.”

Debéis de tener claro que el llevar el libro de actas en formato digital, tan sólo es un recurso de manejabilidad y de “pulcritud”. Lo ideal, es que tuviera siempre el respaldo de un libro físico, para evitar alteraciones del mismo.

Por tanto, una vez aprobadas asambleariamente y conforme a su redacción en formato digital, deberéis proceder a imprimirlas, firmarlas y archivarlas.
Para ello, debéis usar simples hojas sueltas en blanco, con numeración correlativa (podéis enumerarlas vosotros, con un sello foliador, por ejemplo), que debéis legalizar en el registro correspondiente o ante notario.
Consultad tanto en el Registro de Asociaciones, como en el Mercantil, las cantidades de hojas que podéis presentar cada vez, y os dijeran que no pueden hacerlo, recurrid a un notario.

avatar
#2

Opinión anónima

09.05.07

En respuesta a su consulta, le informamos que, en nuestra opinión, existe la obligación de llevar un libro de actas, que recoja las actas de las reuniones de los órganos asociativos, esto es, de la Asamblea y de la Junta Directiva (si sus estatutos prevén más órganos, habrá que incluir las actas de las reuniones de éstos); este libro de actas no tiene un formato normalizado legalmente, pero es práctica habitual que el libro de actas venga ordenado por fechas, y cada acta firmada por la persona encargada de certificar acuerdos según los estatutos (normalmente, el Secretario con el VºBº del Presidente).-

En cada acta, además de las firmas, han de figurar la fecha, hora y lugar de la reunión, el orden del día, los asistentes, breve extracto de los debates, y los acuerdos adoptados.-

Consideramos que las actas deben conservarse en formato papel, al menos durante 4 años. Por tanto, s epuede llevaren formato informático, pero también en formato papel durante al menos 4 años.-

Asimismo, consideramos que no existe obligación para visar el libro de actas en el registro, al haber quedado derogado el decreto de 1965 que establecía esta obligación.-

Esta respuesta no es vinculante.-

avatar
#3

Aportada por:

Luis Barato Risoto

Técnico de Auditoría y Contabilidad del Ministerio de Hacienda. Licenciado en Derecho

Trabaja en:

Asesor particular

09.05.07

De mi consideración.
Estou totalmente de acuerdo con la opinión de Juan Téllez a la que, a lo sumo, añado que si lo que buscáis es una mayor operatividad, el recurso está en adquirir un Libro de Actas en formato de hojas cambiables, que puede ser objeto de tratamiento informatizado a través de PC, al objeto de imprimir las actas.
Saludos.
luisbarato@wanadoo.es

avatar
#4

Aportada por:

Francisco Liñán Delgado

Abogado. Miembro de CEAR-SUR

Trabaja en:

Asesor particular

19.05.07

El formato papel ya no es imporescindible, para el uso de cualquier otro sistema de archivo de las Actas redactadas, que es en lo que consistiría el formato digital, debe ser declarado a la Administración previo acuerdo de la Junta directiva, ya que es una materia de gestión de un area de la Asociación, especificando las condiciones de ese archivo, ya que debe de tener acceso restringido, con la protección y vigilancia del Secretario, ya que así se recogerá en vuestros Estatutos. Tamíén como ha dicho otro compañero podeis hacer un acta de manifestaciones ante Notario sobre las condiciones y contenido de ese sistema digital de las actas. Es importante que con carácter público declareis como se gestiona ese libro de actas ya que en cualquier momento se puede convertir en un medio de prueba ante los órganos de Justicia o para certificar algún acuerdo ante las Administraciones públicas por lo que ha de ser del todo fiable en su contenido y en su custodia.
Un saludo.

solucionesong.org
Un proyecto de