Huchas en comercios colaboradores

Estamos colocando huchas en comercios colaboradores, y para que podamos abarcar más, pediremos a varios voluntarios que realicen las visitas, las entregas y recogidas de las huchas. Pero ¿qué medidas podríamos adoptar para que los comercios tengan la tranquilidad de que dichas huchas son nuestras y que serán entregadas y recogidas por voluntarios de La Huella Roja?;
¿es conveniente redactar un documento /acuerdo, donde se refleje nombre de la entidad, firmado y sellado?. Normalmente ese tema lo llevamos quienes formamos parte de la directiva y/o socios, pero necesitamos de voluntarios que a pesar de llevar poco tiempo, pueden aportar una gran ayuda, realizando este tipo de tareas. gracias