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Consultas Online

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Consulta formulada por:

Eduardo García Llorens

Los proveedores facturan a nombre de la contraparte local en lugar de al nuestro, ¿sirven para imputarlas como gasto en nuestra contabilidad?

07.07.08

En referencia a los gastos incurridos en un proyecto de cooperación, los proveedores del país de destino en el que no tenemos delegación, facturan a nombre de nuestra contraparte local.

¿Podemos imputar como gasto generado por el proyecto en nuestra contabilidad estas facturas o tenemos que pedir que las hagan a nombre de nuestra ONG?

Gracias de antemano por las respuestas.

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Respuestas

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#1

Aportada por:

Marc Masmiquel Mendiara

Diseñador gráfico y consultor de proyectos de cooperación

Trabaja en:

Asesor particular

09.07.08

Eduardo,
En situaciones similares, las ONG con la que he colaborado ha tenido que solicitar facturas con los datos de la ONG no del a contraparte local, habida cuanta de que a nivel de presupuestos eran gastados diferenciados, como imagino que os sucede. Es decir No sirven para imputarlas como vuestros gastos a menos que la contraparte local os expida a vosotros una factura bajo el mismo concepto e importe.
Un saludo cordial y suerte.

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#2

Aportada por:

Juan Senac

Controller financiero

Trabaja en:

Asesor particular

09.07.08

Exacto, para que las facturas puedan ser registradas en vuestra contabilidad (declaraciones fiscales, imputarlas en vuestros resultados) tienen que ir a vuestro nombre.
Debeís pedirles a vuestros proveedores que os las vuelvan a emitir de nuevo.

Un saludo

J.Senac

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#3

Aportada por:

Eva Buades Martinez

Asesora voluntaria

Trabaja en:

Asesor particular

09.07.08

Hola Eduardo,

Realmente, para que puedas contabilizar las facturas como propias de la entidad, tendrían que ir a nombre de esta.

Tambien es cierto que la normativa para la justificación de proyectos admite que las facturas esten tanto a nombre del socio local, como a nombre de la entidad incluso poner el nombre del proyecto.

Dado que las subvenciones estan exentas de iva y dificilmente hacienda os la va a reclamar, es importante que las contabilizeis, tanto si estan a nombre vuetro como si estan a nombre del socio local, sinó nunca tendréis unos resultados reales de los proyectos o actividades.

Aludiendo al comentario del compañero Marc, pienso que la contraparte, más que haceros las facturas lo que podría hacer es emitir un certificado explicándolo.

Saludos, Eva.

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#4

Aportada por:

Berta Liliana Brusilovsky Filer

Arquitecta, urbanista, cooperación internacional

Trabaja en:

Asesor particular

09.07.08

Hola amigos:
Las facturas que estan a nombre de la contraparte local, deberian corresponder al dinero que vosotros enviais para esos gastos, PRECISAMENTE a vuestra contraparte, como por ejemplo si se hacen capacitaciones o materiales para ejecucion de proyectos materiales.(obras).,
YA QUE SI NO ESTAN A VUESTRO NOMBRE NO PODEIS CONTABILIZARLAS vosotros en vuestra contabilidad en España y aun menos si son facturas de los paises en los que trabajais.
Saludos
Berta

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#5

Aportada por:

Berta Liliana Brusilovsky Filer

Arquitecta, urbanista, cooperación internacional

Trabaja en:

Asesor particular

09.07.08

Hola amigos:
Las facturas que estan a nombre de la contraparte local, deberian corresponder al dinero que vosotros enviais para esos gastos, PRECISAMENTE a vuestra contraparte, como por ejemplo si se hacen capacitaciones o materiales para ejecucion de proyectos materiales.(obras).,
YA QUE SI NO ESTAN A VUESTRO NOMBRE NO PODEIS CONTABILIZARLAS vosotros en vuestra contabilidad en España y aun menos si son facturas de los paises en los que trabajais.
Saludos
Berta

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#6

Opinión anónima

09.07.08

Hola Eduardo. Te respondo desde mi experiencia en Guatemala. Aqui he trabajado con fondos de AECI, de San Sebastián de los Reyes, de Alcobendas, y en todos los casos, las facturas salen a nombre de la contraparte, pues es la que aparece como ejecutora del proyecto ante el donante. Esto nunca ha sido un problema, pues luego la contraparte tiene que hacer su declaración de impuestos en el pais y para eso necesita tener facturas a su nombre

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#7

Opinión anónima

09.07.08

Bueno, la lista de respuestas da variedad de opiniones, cada cual diferente.

En todo caso y también por experiencia propia estoy con la de Jorge López Bachiller de que las facturas lógicamente han de expedirse a nombre de quien las paga al emisor de la misma, o sea vuestra contrparte local por mucho que los fondos sean de origen publico, privado, extranjero, español, autonómico, de ayuntamientos, etc.

En todo caso siempre hay que leerse bien las normas de las convocatorias de subvención y lo que digan al respecto de las justificaciones de los fondos públicos. Obviamente si son privados la cosa dependerá de los términos del acuerdo con el benefactor.

Si hubiera dudas cuando los fondos son públicos conviene dejar bien explícito en el convenio de cooperación entre tu organización y la contraprte una referencia a su nombre, domicilio legal, código de identificación fiscal, etc para que el financiador (español) las deba aceptar sin mayor objeción, pues a fin de ciuentas el gasto se ha producido fuera de España y hay que cumplir siempre con las normas locales.

Saludos JMT

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#8

Aportada por:

Guido Osvaldo Asencio Gallardo

Contador Publico y Auditor, y Consultor Organizaciones de Base.

Trabaja en:

Asesor particular

09.07.08

Estimado Eduardo, te puedo contestar que la única forma de poder imputar gastos a nombre de vuestra entidad, es facturando a nombre de ella, de otra forma no hay nada que hacer, por lo menos en términos fiscales.

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#9

Opinión anónima

10.07.08

Eduardo: si te pueden servir siempre que tengas un convenio o contrato establecido con tu contraparte por medio del cual se demuestre que los gastos ingresados a tu contabilidad son financiados por la contraparte.
Cada documento deberá ser sellado (matado) indicando que fueron pagados con fondos de… XXx
Si tu contraparte te pide originales para efectos de liquidación o cierre deberás quedarte con copias de los docmentos.

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#10

Opinión anónima

10.07.08

Eduardo: si te pueden servir siempre que tengas un convenio o contrato establecido con tu contraparte por medio del cual se demuestre que los gastos ingresados a tu contabilidad son financiados por la contraparte.
Cada documento deberá ser sellado (matado) indicando que fueron pagados con fondos de… XXx
Si tu contraparte te pide originales para efectos de liquidación o cierre deberás quedarte con copias de los docmentos.

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#11

Aportada por:

Luis Canales Cárdenas

Mag. en AdministraciónConsultor en Cooperación Internacional y Proyectos Planif. Estratégica

Trabaja en:

Asesor particular

10.07.08

Estimado Eduardo,
como ya lo han mencionada no es posible que ustedes asuman esas facturas porque estarían incurriendo en un doble registro de las mismas, sin embargo, sus representantes locales en su momento transferirán dichos gastos o desembolsos al rendirle cuenta a ustedes por las transferencias realizadas, es allí que en la contabilidad de la Oficina Central lo que figure como transferencia, pasará a estar en otra cuenta: gastos de operación, al haberse concretado el Proyecto o realizarse rendiciones parciales de la ejecución realizada.
Saludos
Lucho

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#12

Aportada por:

José Manuel Eiré Rodríguez

Auditor Censor Jurado de Cuentas

Trabaja en:

Asesor particular

12.07.08

Basico: atenerse a las bases de la convocatoria de la subvencion.

A considerar: La contraparte es un mero intermediario ya que el responsable es el receptor de la subvencion, con lo cual las facturas tienen que ir a nombre de la entidad (con todos los datos fiscales), entiendo que teneis un problema con la contraparte, teneis que decirle que comunique vuestros datos fiscales a los proveedores locales, sino se devuelven las facturas y no se pagan hasta que no sean correctas.

Que las facturas esten a vuestro nombre es la unica manera de poder justificar el proyecto al financiador, y sobre todo si la subvencion tiene su origen en la Comunidad Europea (FEDER), que a veces el receptor ni lo sabe ya que viene de un organismo autonomico o local, en estos casos las justificaciones son mucho mas estrictas.

En mi experiencia como auditor de fundaciones, he emitido bastantes informes en los que no aceptaba determinados gastos y normalmente el problema era o de fechas o que los datos de emision de la factura no eran correctos, no estando a nombre del receptor de la subvencion, no constando el proyecto, etc…

Saludos cordiales

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#13

Aportada por:

Elisa de Francisco Ramirez

Concejalía de Cooperación

Trabaja en:

Asesor particular

16.07.08

Lo que se suele hacer, cuando las facturas están expedidas a nombre de la contraparte local es hacer un certificado o un informe aclarando los conceptos y el motivo por el que no se ha facturado directamente a la ONG. Al margen de esto la entidad a la que hay que presentar la justificación deberá de dar el vto bº a ese informe.
Suerte.

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#14

Opinión anónima

23.07.08

Estuardo: un gasto es válido si está soportado por un documento que lo ampare. Este documento debe contener el nombre y datos generales de tu institución.
No se puede duplicar el gasto.
Si quieres reportar el gasto en tu contabilidad, de la misma manera debes reportar el ingreso de recursos de manera oficial con un documento de INGRESOS (Recibo de caja, factura)
Antes de decitir te recomiendo que verifiques los términos del convenio de cooperación que tienen con la organización cooperante.

solucionesong.org
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