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Consultas Online

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Consulta formulada por:

Luis Miguel Fernandez-Vega Rguez

Nos gustaría saber que documentos son necesarios para justificar los gastos y poderlos imputar a las subvenciones

19.02.08

Técnicamente para justificar los gastos es necesaria una factura, pero en sí misma no indica que esté pagada salvo que se adjunte un comprobante del pago (recibo bancario, ticket de caja…) o si en la factura lo indica claramente, ¿no es así?

Mi pregunta es, ¿qué significa que en la factura lo indique claramente? ¿es suficiente con que esté sellada o tiene que poner pagado?

Necesitamos saber qué requisitos son necesarios para la justificación de los gastos a nivel de subvenciones (publicas y privadas). Como todos sabemos las facturas que nos entregan en cada sitio son completamente distintas y no siempre aparece el sello, te grapan el ticket de caja, etc.

Muchas gracias.

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Respuestas

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#1

Opinión anónima

21.02.08

Estimado Luís Miguel,
Generalmente para la correcta justificación de un gasto es necesario presentar tanto el documento original de gasto (factura, en este caso) como el documento de pago y que además sea correcto, ya que hay diferentes modalidades de pago y cada una se justifica de una manera: transferencia, cheque, caja chica, tarjeta… en cualquiera de los casos trendrá que vincularse claramente gasto y pago.
Por ejemplo, en el caso de una transferencia, tendrá que aparecer el ordenante, beneficiario, importe desglosado (ya que si aparece la cantidad con la comisión inccluída ya no coincidirá), etc. Otro caso es un pago en efectivo (aquí podría englobarse ese caso que comentas del sello de pagado),para lo cual lo más recomendable es acompañar la factura con su apunte contable.
En cuanto a los cheques por ejemplo, lo que se suele pedir es que sea nominativo, la fotocopia del mismo y su cargo en cuenta.
Como ves son muy diferentes los mecanismos, pero generalmente cada financiador pone sus normas concretas con lo que lo más recomendable es que os leais detenidamente las bases de la convocatoria para ver los detalles.
Un saludo,
Vanesa Cenjor

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#2

Aportada por:

Marc Masmiquel Mendiara

Diseñador gráfico y consultor de proyectos de cooperación

Trabaja en:

Asesor particular

21.02.08

Esta es una pregunta recurrente, porque es un problema común.
Cada convocatoria especifica un sistema que normalmente como te comentan los compañeros, estipula un comprobante del ingreso en la ccc de la entidad beneficiaria, y una relación de las facturas (debidamente rellenadas, cif, concepto claro, etc) referidas a las actividades programadas en el proyecto correspondiente. A veces basta con una fotocopia, otras hay que compulsar las copias. En cualquier caso además de estudiar las bases de vuestra convocatoria, tenéis derecho a que el funcionario asignado a ese área de subvenciones os explique pormenorizadamente el capítulo de justificación de gastos.
Suerte.

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#3

Opinión anónima

21.02.08

La justificación de todo tipo de gasto requiere de los documentos de soporte debidamente legibles y autorizados, debidamente certificados para imputarlos como facturas, documentos de pago, contratos, convenios, dependiendo de los instrumentos utilizados en la gestiìón

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#4

Aportada por:

Juan Carlos Jiménez López

Contable especializado en ONG.

Trabaja en:

Fundación Hazloposible

21.02.08

Saludos Luis Miguel:

Todo justificante de gasto debe llevar u documento de pago. Es decir, cada factura debe llevar la orden bancarias de pago. Si los justificantes son de caja, tendras que aportar el listado de los gastos de caja y un extracto del banco donde se reflejen las salidas de dinero para Caja. Algunos donantes no requieren el justificante de pago de las nominas, pero si asi lo hicieren tambien seria necesaria la demostración del pago.
Que en una Fra, se rotule la palabra “pagado” no significa que se haya realizado el pago.

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#5

Aportada por:

Eva Buades Martinez

Asesora voluntaria

Trabaja en:

Asesor particular

21.02.08

Hola Luis Miguel,

Totalmente de acuerdo con el resto de compañer@s, pero resumiendo te diré que:

El financiador lo que te pide exactamente son los “ justificantes de gasto”, y eso es la factura mas su forma de pago (efectivo, cheque, transferencia, etc). La factura por si sola nunca tendrá validez, de no ser que se haya pagado en efectivo y lleve el sello y la firma del establecimiento.

Saludos, Eva.

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#6

Opinión anónima

21.02.08

Hola Luis Miguel,

Totalmente de acuerdo con las detalladas explicaciones de los compañeros. Así que solo insistir en que hay que invertir el tiempo necesario para leer detalladamente las convocatorias, pues, en la mayoría de las ocasiones, están claramente especificados los requisitos.
Un saludo

Asesores para el Desarrollo, ASPADE
www.aspade.es
www.aspade.org

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#7

Opinión anónima

21.02.08

complementariamente a lo que dicen los compañeros te diria que intenteis localizar al tecnico que hara el seguimiento de la subvencion y ante cualquier duda le preguntaseis aunque juntando varias preguntas… ademas lo mejor es seguir lo que aparece en las bases.
saludos

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#8

Aportada por:

Maria del Pilar Rodriguez Solís

Psicologa afrocolombiana, especialista en cooperacion internacional y gerencia social.

Trabaja en:

Asesor particular

28.02.08

Luis Miguel Fernandez, regularmente para justificar los gastos es necesario contar con un documento formato que sea equivalente a factura donde se discrimine por compenente del proyecto o subvencion ajustado al rubro asignado.ademas es conveniente que adjuntes las facturas que recibes cuando realices compras como elemnto soporte.
Maria del Pilar Rodriguez Solis.

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#9

Aportada por:

Luis Canales Cárdenas

Mag. en AdministraciónConsultor en Cooperación Internacional y Proyectos Planif. Estratégica

Trabaja en:

Asesor particular

10.03.08

Hola Luis Miguiel
Es poco lo que puedo aportar, sólo podría recomendarte que en cualquier caso, y más aún en el que planteas, se hagan liquidaciones de gastos adjuntando Informes de las actividades y de ser posible con algún grado de detalle, sobre todo en aquellos temas en los cuales haya alguna posibilidad de duda, para que quede evidenciado cómo sueron empledos lso fondos y la forma de verificar su uso adecuado.
Saludos
Lucho

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#10

Opinión anónima

13.03.08

Estimado Luis Miguel:

En la Ley General de Subvenciones se establece que “la rendición de la cuenta justificativa constituye un acto obligatorio del beneficiario o de la entidad colaboradora, en la que se deben incluir, bajo responsabilidad del declarante, los justificantes de gasto o cualquier otro documento con validez jurídica que permitan acreditar el cumplimiento del objeto de la subvención pública.
La forma de la cuenta justificativa y el plazo de rendición de la misma vendrán determinados por las correspondientes bases reguladoras de las subvenciones públicas.

A falta de previsión de las bases reguladoras, la cuenta deberá incluir declaración de las actividades realizadas que han sido financiadas con la subvención y su coste, con el desglose de cada uno de los gastos incurridos, y su presentación se realizará, como máximo, en el plazo de tres meses desde la finalización del plazo para la realización de la actividad.

Los gastos se acreditarán mediante facturas y demás documentos de valor probatorio equivalente con validez en el tráfico jurídico mercantil o con eficacia administrativa, en los términos establecidos reglamentariamente.

La acreditación de los gastos también podrá efectuarse mediante facturas electrónicas, siempre que cumplan los requisitos exigidos para su aceptación en el ámbito tributario.

Reglamentariamente, se establecerá un sistema de validación y estampillado de justificantes de gasto que permita el control de la concurrencia de subvenciones”.

Un cordial saludo.

Las respuestas de los asesores de la Fundación Luis Vives no tienen carácter vinculante.

solucionesong.org
Un proyecto de