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Consultas Online

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Consulta formulada por:

Gema Cárcamo González

Obligatoriedad de registrar los libros de contabilidad

21.12.07

Hace casi un año que nos registramos como entidad sin animo de lucro. Cuando nos registramos, nos comentaron que debíamos registrar los libros en un notario o en el Registro Mercantil.

El caso es que no recuerdo bien si había plazos para ello o no, pero consultamos con nuestra compañera, que es abogada y nos dijo que no era necesario hacerlo. Ahora vamos a realizar el cierre de cuentas del año (toda una odisea pues solo estabamos contabilizando entradas y salidas) y hemos consultado un poco de contabilidad y no queremos hacerlo mal.

¿Es realmente necesario hacer el registro de libros? ¿Que pasa si no se hace? ¿Estamos a tiempo de hacerlo aunque hay apasado un año? ¿Dónde se hace el registro? ¿Cuanto cuesta, mas o menos?

Muchas gracias a todos y a todas.

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Respuestas

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#1

Opinión anónima

21.12.07

Las ESAL (Entidades sin ánimo de lucro) están, salvo mejor opinión, obligadas a presentar anualmente declaración-liquidación por el Impuesto de Sociedades. Por lo tanto, están asimismo obligadas a llevar su Contabilidad de acuerdo con lo previsto en el Código de Comercio y demás legislación mercantil y contable que les sea de aplicación.

En cuanto a la forma, la Contabilidad de las ESAL debe llevarse conforme a lo dispuesto en el REAL DECRETO 776/1998, de 30 de abril, por el que se aprueban las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos y las normas de información presupuestaria de estas entidades.

En cuanto al registro de las operaciones, deben llevar un LIBRO DIARIO y un LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES. Ambos deben estar LEGALIZADOS (no registrados). La LEGALIZACIÓN se realiza en el Registro Mercantil en el plazo de UN MES tras haber procedido al CIERRE del ejercicio. Teniendo en cuenta que para el CIERRE del ejercicio y la formulación de las CUENTAS ANUALES se dispone de un plazo de TRES MESES. Así pues, si el EJERCICIO CONTABLE coincide con el AÑO NATURAL; el CIERRE contable deberá realizarse entre el 1 de enro y el 31 de marzo del año siguiente. Y la LEGALIZACIÓN de los libros entre el 1 y el 30 de abril.

Un atento saludo.

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#2

Excelente

Aportada por:

MANUEL NARANJO ALVAREZ

Especialista en contabilidad y fiscalidad

Trabaja en:

Asesor particular

25.12.07

Al margen de lo comentado por el compañero Adolfo, cabe diferenciar si se trata de una fundación o de una asociación.

Las primeras están obligadas a la llevanza de una contabilidad y su presentación ante el protectarado correspondiente e inscripción en el Registro de Fundaciones. Las segundas no tienen regulación específica sobre el sistema de contabilidad estableciendo la Ley de Asociaciones la única obligación de llevar una contabilidad ordenada que permita conocer el funcionamiento de la Asociación; por tanto no obilga a la legalización de libros ni inscripción de CCAA alguna. Con independencia de esto es ENORMENTE recomendable el llevar una contabilidad ajustada a lo establecido por la normativa contable. En primer lugar por el simple hecho del control interno. La contabilidad no es sólo una obligación legal, también es una herramienta de control interna. Por otra parte en caso de que seas asociación si en un futuro quieres solicitar la declaración de utilidad pública te van a solicitar los últimos años de la contabilidad y CCAA por lo que es buen momento de ponerse sobre el tema.

Saludos. Y FELIZ NAVIDAD A TODOS....

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#3

Opinión anónima

27.12.07

Conforme al RD 776/1998 de adaptación del Plan General Contable a las Entidades sin ánimo de Lucro, el cuál sólo es obligatorio en los casos de Fundaciones y asociaciones sin ánimo de lucro, están obligadas a la presentación de las CCAA en el registro mercantil correspondiente aquellas entidades que realicen actividades mercantiles y que posean participaciones en sociedades mercantiles que deban realizar cuentas consolidadas. Por lo tanto, considero que vuestra asociación no está obligada a presentar las cuentas anuales en el registro mercantil. Sin embargo, tal y como dice en su respuesta el compañero, eso no impide la realización de una contabilidad.

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#4

Opinión anónima

11.01.08

Estimada Gema:

En el artículo 14 de la Ley de Asociaciones se recogen las obligaciones documentales y contables de las asociaciones en los siguientes términos: “Las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación”.

Tan sólo si la asociación ha sido declarada de utilidad pública está obligada a llevar la contabilidad conforme a lo dispuesto en el REAL DECRETO 776/1998, de 30 de abril, por el que se aprueban las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos y las normas de información presupuestaria de estas entidades.

Señalado lo anterior es recomendable llevar una contabilidad por las razones que han señalado los compañeros pudiendo, en este caso, aplicar el régimen simplificado de contabilidad que se puede aplicar a aquellas entidades sin ánimo de lucro como la vuestra que al cierre del ejercicio cumplan al menos dos de los siguientes límites:
- Que el total de las partidas del activo no supere los 150.000 euros.
- Que el importe del volumen anual de ingresos por la actividad propia, más en su caso, el de la cifra de negocios de su actividad mercantil sea inferior a 150.000 euros.
- Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 5.

Un cordial saludo,

Las consultas de los asesores de la Fundación Luis Vives no tienen carácter vinculante.

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