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Consultas Online

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Consulta formulada por:

Itziar Marín Aguillaume

¿Puede la Presidenta de la asociación sacar de la sede social los documentos legales, bases de datos, etc..?

20.12.13

Hola,

Tenemos un problema con la presidenta de nuestra organización ¿puede la Presidenta sacar de la sede social los documentos legales, bases de datos…?

Gracias.

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Respuestas

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#1

Aportada por:

Teresa Ferraz Hermoso de Mendoza

Abogada

Trabaja en:

Asesor particular

08.01.14

Hola Itziar,
El órgano de gobierno más habitual es la denominada junta directiva, pero no es obligatorio que tome este nombre y ni siquiera que exista, ya que la propia asamblea puede asumir sus funciones. Sin embargo, sí es obligatorio la elección de al menos los tres cargos citados de presidencia, secretaría y tesorería. Las atribuciones de los diferentes cargos son las siguientes.

Presidencia (obligatorio)

Dirige y representa a la asociación por delegación de la asamblea y de la junta directiva
Preside y dirige los debates de la asamblea general y de la junta directiva.
Convoca las reuniones de la asamblea general y de la junta directiva.
Revisa las actas, los documentos y los certificados que le presentan secretaría y tesorería.
Vicepresidencia (opcional)

Apoya a la presidencia y, en su ausencia, asume sus funciones.
Cuando la presidencia quede vacante, asumirá sus funciones hasta sustitución o ratificación por la asamblea general.
Secretaría (obligatorio)

Se ocupa de la documentación y de llevar al día el libro de socios y socias.
Se encarga de levantar, redactar y firmar las actas de reunión de la asamblea general y de la junta directiva.
Se encarga de redactar y autorizar certificados.
Tesorería (obligatorio)

Es responsable de los recursos de la asociación.
Elabora el presupuesto, el balance y la liquidación de cuentas.
Lleva los libros contables.
Firma los recibos de cuotas y otros documentos de tesorería.
Realiza el pago de facturas visadas previamente por presidencia.
Es responsable de mantener a la asociación al corriente de sus obligaciones fiscales.
Por tanto según lo expuesto lo normal sea que una persona ( el secretario/a) el q se encargue de la custodia de los documentos y que permanezcan en la sede.
Por otro lado los miembros de la junta no son obligatorios pero si las funciones de presidencia, tesoreria y secretaria pero aunque lo normal es que sean 3 personas distintas para conservar la transparencia no tiene porque ser así y dos funciones las puede representar una persona.
Pero en cuanto a la documentación lo,lógico es que permanezca en sede
Un saludo
Teresa Ferraz

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#2

Aportada por:

Álvaro Tovar Barge

Trabaja en:

Asesor particular

08.01.14

Hola Itziar,

Además de lo aportado por Teresa, aclarar que puede resultar muy interesante consultar el Documento de Seguridad (obligatorio según normativa relativa a protección de datos de carácter personal) donde es probable que se incluya el procedimiento adecuado para la entrada y salida de información que contenga datos de carácter personal.

Un saludo.

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#3

Aportada por:

Xosé María Torres Bouza

Ex-Presidente de la Coordinadora Galega de ONGD (2005-2011)

Trabaja en:

Asesor particular

08.01.14

No parece que pueda existir ninguna ilegalidad en que la persona que ostenta la máxima representación de la entidad pueda utilizar todos y cada uno de los documentos que tenga la entidad, incluso llevándoselos a su casa para su estudio y comprobación.
Si luego hace un uso ilegítimo o los pierde, destruye o secuestra, ya es otro cantar, pero el cogerlos y revisarlos es su función y su competencia.
Si hay problemas con ella, debeis resolverlos de la mejor manera posible, pero lo que no podeis es impedir que ella use la documentación, salvo que haya una normativa interna que lo impida, lo cual no creo que exista, pues sería completamente atípica.

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#4

Opinión anónima

08.01.14

Los ficheros y documentación contienen información protegida por la Ley Orgánica de Protección de Datos. Los ficheros deberían estár inscritos en la Agencia Española de Protección de Datos donde consta el domicilio físico donde están. En caso de traslado hay que comunicarlo.
Más información precisa en la propia AEPD 901 100 099.

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