Requerimiento Hojas de Reclamaciones

Buenos días,
Somos una ONG que presta información y asistencia a víctimas de v. sexual y v. de género, en la comunidad de C. y León. ¿es obligatorio que tengamos hojas de reclamación?. He revisado el DECRETO 109/2004, de 14 de octubre, por el que se regulan las Hojas de Reclamaciones de los Consumidores y Usuarios (BOCYL 203 de 20-10-2004) y no me queda claro. cuando una persona desea hacer una reclamación porque considera que no se la ha prestado la asistencia que solicitaba le decimos que haga la queja por escrito enviándola a la junta directiva de la asociación y que ésta le contestará. ¿es suficiente con esto o debe de ser en una hoja de reclamación?. Adjunto el modelo que hay en esta comunidad y que no me parece que se ajuste para ser utilizada en una asociación.
Muchas gracias