Gestión del libro de actas digital

Conforme a las Obligaciones documentales y contables definidas en la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del derecho de asociación (art. 14.1) “Las asociaciones han de (…) recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación.”

Debéis de tener claro que el llevar el libro de actas en formato digital, tan sólo es un recurso de manejabilidad y de “pulcritud”. Lo ideal, es que tuviera siempre el respaldo de un libro físico, para evitar alteraciones del mismo.

Por tanto, una vez aprobadas asambleariamente y conforme a su redacción en formato digital, deberéis proceder a imprimirlas, firmarlas y archivarlas.
Para ello, debéis usar simples hojas sueltas en blanco, con numeración correlativa (podéis enumerarlas vosotros, con un sello foliador, por ejemplo), que debéis legalizar en el registro correspondiente o ante notario.
Consultad tanto en el Registro de Asociaciones, como en el Mercantil, las cantidades de hojas que podéis presentar cada vez, y os dijeran que no pueden hacerlo, recurrid a un notario.

De mi consideración.
Estou totalmente de acuerdo con la opinión de Juan Téllez a la que, a lo sumo, añado que si lo que buscáis es una mayor operatividad, el recurso está en adquirir un Libro de Actas en formato de hojas cambiables, que puede ser objeto de tratamiento informatizado a través de PC, al objeto de imprimir las actas.
Saludos.
luisbarato@wanadoo.es

El formato papel ya no es imporescindible, para el uso de cualquier otro sistema de archivo de las Actas redactadas, que es en lo que consistiría el formato digital, debe ser declarado a la Administración previo acuerdo de la Junta directiva, ya que es una materia de gestión de un area de la Asociación, especificando las condiciones de ese archivo, ya que debe de tener acceso restringido, con la protección y vigilancia del Secretario, ya que así se recogerá en vuestros Estatutos. Tamíén como ha dicho otro compañero podeis hacer un acta de manifestaciones ante Notario sobre las condiciones y contenido de ese sistema digital de las actas. Es importante que con carácter público declareis como se gestiona ese libro de actas ya que en cualquier momento se puede convertir en un medio de prueba ante los órganos de Justicia o para certificar algún acuerdo ante las Administraciones públicas por lo que ha de ser del todo fiable en su contenido y en su custodia.
Un saludo.