¿Debemos enviarles una invitación firmada a los participantes de esta incursión médica?

Hola:

En mayo de este año realizaremos una incursión médica en Gambia, a la que vendrán un grupo de personas desde Colombia como participantes.

Como ONG, ¿debemos enviarles una carta de invitación firmada y sellada por nosotros? ¿O debemos gestionarles una carta de invitación por medio de la comisaría de la policía?

Gracias.