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Consultas Online

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Secretaria que no asiste a asamblea y votos delegados en ella

29.05.19

Hola,

Tengo dos dudas:

¿Si la secretaria no puede asistir a la Asamblea general y Asamblea extraordinaria convocada con la antelación que dicen los estatutos, deberíamos suspender la Asamblea o no es absolutamente necesario que esté presente la secretaria si otra persona se hace cargo en esta asamblea concreta de tomar notas?

Y relacionado con esto, si la secretaria, que tiene voz y voto en la Asociación no va a estar presente, aunque ella delegue su voto en otro miembro, ¿los votos que han delegado en la secretaria, se podrían dar por válidos? Es decir ¿la persona en la que la secretaria delegue sus votos, también se haría cargo de los votos que delegaron en la secretaria que no va a estar presente?

Gracias.

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Respuestas

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#1

Aportada por:

Rafael Perez Castillo

Funcionario de la Junta de Andalucí­a. Abogado no ejerciente. Doctorando en Derecho.

Trabaja en:

Asesor particular

01.09.20

En relación con la consulta establecida, paso a informarle lo siguiente: en primer lugar, al desconocer el ámbito territorial de la entidad asociativa, ha de estarse a lo dispuesto en la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, en cuyo art. 7 (precepto de directa aplicación en todo el Estado, al amparo de lo previsto en el artículo 149.1.1.a de la Constitución Española), se indica lo siguiente:
“1. Los Estatutos deberán contener los siguientes extremos:
h) Los órganos de gobierno y representación, su composición, reglas y procedimientos para la elección y sustitución de sus miembros, sus atribuciones, duración de los cargos, causas de su cese, la forma de deliberar, adoptar y ejecutar sus acuerdos y las personas o cargos con facultad para certificarlos y requisitos para que los citados órganos queden válidamente constituidos, así como la cantidad de asociados necesaria para poder convocar sesiones de los órganos de gobierno o de proponer asuntos en el orden del día.”
Del tenor del precepto legal expuesto, serán los estatutos de vuestra entidad los que establezcan la sustitución de la Secretaria en las reuniones de la Asamblea General y, en ausencia de este, el Vocal que lo sustituya.
Para el supuesto de no establecer nada los estatutos sobre el asunto en ciernes, ante las lagunas que presenta la normativa sobre Asociaciones, el Tribunal Supremo, (Sentencia Sala Primera de lo Civil, de 12 de j junio de 2008) permite acudir por vía analógica a las soluciones adoptadas en la normativa que regule otros fenómenos asociativos, como pueden ser las sociedades de capital, las sociedades cooperativas o las sociedades de garantía recíproca.
De esta suerte, sería posible que un Notario ante la ausencia de la Secretaria actuara en calidad del mismo tanto en la Asamblea General ordinaria y extraordinaria, y levantare acta de las mismas.
No obstante, deberá tomarse previamente acuerdo en este sentido por el órgano de representación y acreditar el mismo ante el Notario a la hora de requerirle para que levante acta notarial de las Asambleas.
La regulación de esta posibilidad en las normas citadas es la siguiente:
Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital:
Artículo 203 Acta notarial.
“1. Los administradores podrán requerir la presencia de notario para que levante acta de la junta general y estarán obligados a hacerlo siempre que, con cinco días de antelación al previsto para la celebración de la junta, lo soliciten socios que representen, al menos, el uno por ciento del capital social en la sociedad anónima o el cinco por ciento en la sociedad de responsabilidad limitada. En este caso, los acuerdos sólo serán eficaces si constan en acta notarial.
2. El acta notarial no se someterá a trámite de aprobación, tendrá la consideración de acta de la junta y los acuerdos que consten en ella podrán ejecutarse a partir de la fecha de su cierre.
3. Los honorarios notariales serán de cargo de la sociedad.”
Ley 27/1999, de 16 de julio, de Cooperativas:
Artículo 29 Acta de la Asamblea
“1. El acta de la Asamblea será redactada por el Secretario y deberá expresar, en todo caso, lugar, fecha y hora de la reunión, relación de asistentes, si se celebra en primera o segunda convocatoria, manifestación de la existencia de quórum suficiente para su válida constitución, señalamiento del orden del día, resumen de las deliberaciones e intervenciones que se haya solicitado su constancia en el acta, así como la transcripción de los acuerdos adoptados con los resultados de las votaciones.
2. El acta de la sesión podrá ser aprobada por la propia Asamblea General a continuación del acto de su celebración, o, en su defecto, habrá de serlo dentro del plazo de quince días siguientes a su celebración, por el Presidente de la misma y dos socios sin cargo alguno designados en la misma Asamblea, quienes la firmarán junto con el Secretario.
3. Cuando los acuerdos sean inscribibles, deberán presentarse en el Registro de Sociedades Cooperativas los documentos necesarios para su inscripción dentro de los treinta días siguientes al de la aprobación del acta, bajo la responsabilidad del Consejo Rector.
4. El Consejo Rector podrá requerir la presencia de notario para que levante acta de la Asamblea y estará obligado a hacerlo siempre que, con siete días de antelación al previsto para la sesión, lo soliciten socios que representen al menos el diez por ciento de todos ellos. El acta notarial no se someterá a trámite de aprobación y tendrá la consideración de acta de la Asamblea.”
De otra parte, si la Secretaria no va a estar presente en la Asamblea General, tanto ordinaria como extraordinaria de vuestra entidad no lucrativa, en cuanto a los votos delegados en dicho cargo representativo, así como el que ella pueda delegar, habrá de estarse como respecto a la anterior cuestión suscitada, a lo dispuesto en los estatutos, tal como refiere el art. 7.1.h) de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, acudiendo por vía analógica ante la falta de regulación a nivel asociativo, a las soluciones adoptadas en la normativa que regule otros fenómenos asociativos como pueden ser las sociedades de capital, las sociedades cooperativas o las sociedades de garantía recíproca.
Son cinco los artículos que el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, dedica a la representación en la sociedad limitada y en la sociedad anónima, a saber:
Artículo 183. Representación voluntaria en la junta general de la sociedad de responsabilidad limitada.
“1. El socio sólo podrá hacerse representar en la junta general por su cónyuge, ascendiente o descendiente, por otro socio o por persona que ostente poder general conferido en documento público con facultades para administrar todo el patrimonio que el representado tuviere en territorio nacional.
Los estatutos podrán autorizar la representación por medio de otras personas.
2. La representación deberá conferirse por escrito. Si no constare en documento público, deberá ser especial para cada junta.
3. La representación comprenderá la totalidad de las participaciones de que sea titular el socio representado.”
Artículo 184. Representación voluntaria en la junta general de la sociedad anónima.
“1. Todo accionista que tenga derecho de asistencia podrá hacerse representar en la junta general por medio de otra persona, aunque ésta no sea accionista. Los estatutos podrán limitar esta facultad.
2. La representación deberá conferirse por escrito o por medios de comunicación a distancia que cumplan con los requisitos establecidos en esta ley para el ejercicio del derecho de voto a distancia y con carácter especial para cada junta.”
Artículo 185. Revocación de la representación.
“La representación es siempre revocable. La asistencia personal a la junta del representado tendrá valor de revocación.”
Artículo 186. Solicitud pública de representación en las sociedades anónimas.
“1. En las sociedades anónimas en el caso de que los propios administradores, las entidades depositarias de los títulos o las encargadas del registro de anotaciones en cuenta soliciten la representación para sí o para otro y, en general, siempre que la solicitud se formule de forma pública, el documento en que conste el poder deberá contener o llevar anejo el orden del día, así como la solicitud de instrucciones para el ejercicio del derecho de voto y la indicación del sentido en que votará el representante en caso que no se impartan instrucciones precisas.
2. Por excepción, el representante podrá votar en sentido distinto cuando se presenten circunstancias ignoradas en el momento del envío de las instrucciones y se corra el riesgo de perjudicar los intereses del representado. En caso de voto emitido en sentido distinto a las instrucciones, el representante deberá informar inmediatamente al representado, por medio de escrito en que explique las razones del voto.
3. Se entenderá que ha habido solicitud pública cuando una misma persona ostente la representación de más de tres accionistas.
4. Lo dispuesto en este artículo será de aplicación a los miembros del consejo de control de una sociedad anónima europea domiciliada en España que haya optado por el sistema dual.”
Artículo 187. Inaplicabilidad de las restricciones.
“Las restricciones legales contempladas en los artículos 184 y 186 no serán de aplicación cuando el representante sea el cónyuge o un ascendiente o descendiente del representado ni tampoco cuando aquél ostente poder general conferido en documento público con facultades para administrar todo el patrimonio que el representado tuviere en territorio nacional.”
Espero haberle ayudado.
Cordialmente.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com

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