Una persona italiana con NIE nos hizo un taller ¿Podemos pagar con recibo o necesitamos factura?

Hola,

En mi asociación hicimos un taller y la persona que impartía el curso es italiana, y no está dada de alta en España en ningún epígrafe. Sólo tiene NIE y me gustaría saber si se puede pagar con un recibo o necesito hacer una factura y si tengo que poner IRPF e IVA, esta asociación está exenta de IVA.

Y otra pregunta. Hemos estado pagando el alquiler de la sede con dinero personal y ahora que hemos cobrado alguna factura, queremos recuperar el importe puesto por anticipado ¿Se puede hacer sacando cada socio la parte que puso para el alquiler? ¿cómo se justifica?

Gracias