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Consultas Online

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Consulta formulada por:

Lucía Asensio Sampedro

¿Cómo dar de alta las bases de datos en la Agencia de Protección de Datos? ¿Hay que actualizarla cada vez que tengamos nuevos datos?

19.03.14

Hola,

¿Alguien me puede ayudar informándome claramente de los pasos para dar de alta las bases de datos en la Agencia de Protección de Datos?. He entrado en la página y después de leer muchísima información, no me aclaro, ni encuentro el formulario que citan. Hay empresas que se ocupan de esto pero cobran muy caro. Además no entiendo de qué sirve dar el alta la base actual de datos cuando está actualizándose cada día…¿hay que hacer el trámite cada vez que incorporamos un dato nuevo?

Gracias.

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Respuestas

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#1

Buena

Aportada por:

Xosé María Torres Bouza

Ex-Presidente de la Coordinadora Galega de ONGD (2005-2011)

Trabaja en:

Asesor particular

21.03.14

Estimada Lucía:
Lamentablemente, la administración legisla para toda la ciudadanía y pone en marcha procedimientos prácticamente imposibles de cumplir para el común de los mortales, en un evidente desprecio a los ciudadanos.
Es cierto que el uso y abuso general de datos hace necesario regularlos, pero también es cierto que para determinadas entidades como las que son sin ánimo de lucro (que entiendo es vuestro caso, aunque no indicas nada), debería habilitarse un procedimiento simplificado o una asesoría por parte de la administración, al igual que se hace con la declaración de la renta. Pero…
Yo, además de lo dicho, puedo indicarte más dos cosas:
1. Después de dar de alto un archivo, no hay que actualizarlo con cada dato nuevo. ¡Menos mal! Simplemente se trata de que en el registro cosnte de que teneis determinada base de datos.
2. Veo complicado que alguien os asesore y os haga las gestiones gratis…Podeis preguntar a la Agencia de Protección de datos, aprovechais para quejaros…y en último lugar debeis saber que la Administración no está poniendo su foco en las entidades no lucrativas y pequeñas, sino en las empresas. No se si me entiendes…
¡Ánimo y adelante con vuestra labor!

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#2

Opinión anónima

21.03.14

En la Web de la Agencia www.agpd.es está el programa NOTA que os permite dar de alta los ficheros. También disponen de un teléfono de información el trámite es muy sencillo.

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#3

Muy buena

Aportada por:

Álvaro Tovar Barge

Trabaja en:

Asesor particular

21.03.14

Hola Lucía,

Como bien te indica César el programa NOTA es el adecuado para notificar los ficheros a la AGPD. Descarga el destinado al ámbito privado.

Aclararte que en realidad no se notifican los ficheros/bases de datos entendidos a nivel informático (es lo que se desprende de tú pregunta) sino que la normativa incluye un concepto de fichero en el que un sólo fichero puede incluir varios ficheros/bases de datos incluso de distinta naturaleza (informáticos y documentales) y tampoco se notifican los datos que mantienes sino el tipo de datos (ej: nombre y apellidos, dirección, dni, teléfono, imagen, etc).

Como podrás comprobar tú mismo al completar el programa NOTA puedes seleccionar si se tratará el fichero de forma manual, automatizada o mixta y el tipo de datos que incluirá tú fichero.

En Galicia tenéis la posibilidad de utilizar un programa gratuito (hace un par de años lo era ahora no sé) que se llama Sinxelo LOPD que te puede ayudar con la parte documental y de notificación a la AGPD.

PD: El propio programa NOTA tiene opciones básicas que te ayudan a confeccionar las solicitudes tipo (ej: clientes, videovigilancia, clientes, etc).

Un saludo

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#4

Excelente

Aportada por:

Teresa Ferraz Hermoso de Mendoza

Abogada

Trabaja en:

Asesor particular

21.03.14

Hola Lucía,
Como dicen los compañeros de foro lo que tienes q comunicar no son los datos en sí sino el nombre del fichero al que tu das un nombre y que estarían allí incluidos esos datos. Por ejemplo un archivo se puede llamar “personal” y ahí estarían incluidos los datos de todo el personal q tengas en la entidad, pero no tienes de aportar un fichero con las bases de datos de ese personal. Además de es de indicar el nivel de seguridad que tienen esos datos de acuerdo con la Ley, sí nivel básico, medio o alto…
Lo mismo si das de alta el fichero “bancos” o “clientes” así con todo.
Además de este fichero nota debes de cumplir con más obligaciones, custodia de soporte físico y digital, etc…y además elaborar un documento de seguridad que vendría a ser como un protocolo donde describes como gestionas la entidad de acuerdo a la LOPD
Puedes ver varias guías en la Agencia
Te paso link
http://www.agpd.es/portalwebAGPD/canaldocumentacion/publicaciones/index-ides-idphp.php
Para el NOTA
https://www.agpd.es/portalwebAGPD/canalresponsable/inscripcion_ficheros/Notificaciones_tele/index-ides-idphp.php
Documento de seguridad
https://www.agpd.es/portalwebAGPD/canalresponsable/guia_documento/index-ides-idphp.php
Un saludo
Teresa Ferraz

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#5

Respuesta del participante:

Lucía Asensio Sampedro

21.03.14

Gracias Xosé, César, Álvaro y Teresa:
Efectivamente el enlace para descargarse el programa NOTA estaba arriba, un poco escondido y no lo había visto. Ya me he descargado el programa y toda la información relacionada. En preguntas más frecuentes si hablan de la obligatoriedad de mantener los datos actualizados, lo cuál me parece muy complejo, si se trata de actualizar cada dato, pero como decís varios, supongo que se refieren al “grupo” de datos:
“La inscripción de un fichero deberá mantenerse actualizada en todo momento. Cualquier modificación que afecte al contenido de la inscripción deberá ser previamente notificada a la Agencia Española de Protección de Datos o a las autoridades de control autonómicas competentes, a fin de proceder a su inscripción en el registro correspondiente.”

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#6

Respuesta del participante:

Lucía Asensio Sampedro

21.03.14

Espero poder rellenar todos los documentos. Voy a cerrar la consulta. Si tengo problemas abriría una nueva. Gracias a todos de nuevo,
Un saludo,

Lucía Asensio
Presidenta ASCHAI
www.aschai.org

solucionesong.org
Un proyecto de