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Consultas Online

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Consulta formulada por:

Carlos Castrejon

¿Cómo podemos calcular el importe de un proyecto?

16.02.18

Hola:

Somos una asociación sin ánimo de lucro en la que trabajamos profesionales del ámbito de la salud y la educación. Ninguno cobramos nada por nuestro trabajo.

Para solicitar una subvención nos piden como dato el importe del proyecto. Como digo, nadie cobra por ello, por lo que en principio no tenemos ese gasto.

Nunca hemos calculado estos importes, por lo que agradeceríamos si alguien nos puede decir si existe algún modelo o método de cálculo del importe de un proyecto.

Muchas gracias.

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Respuestas

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#1

Aportada por:

Marc Masmiquel Mendiara

Diseñador gráfico y consultor de proyectos de cooperación

Trabaja en:

Asesor particular

16.02.18

Estimado Carlos,

Buenos días. Planteas una cuestión general compleja que es muy habitual en las entidades del tercer sector. ¿Cómo dimensionar un proyecto de intervención en el marco de una subvención a las actividades de vuestra entidad?

> Aspectos generales:
De modo global cabe establecer un sistema ordenado para poder identificar el proyecto. Normalmente las subvenciones vienen determinadas por un marco normativo concreto y definido en cada una de sus convocatorias: por ende, el primer paso es determinar ese marco normativo.

Este marco os debe ser facilitado por la administración convocante de las ayudas, ese será nuestro punto de partida.

> Pasos previos a desarrollar:
A partir de este conjunto de parámetros lo más adecuado es aplicar lo que conocemos como un proceso de EML, el esquema del marco lógico, que es el procedimiento por el que podremos ir desarrollando en un orden creciente de complejidad todos los aspectos del proyecto.

Como hay mucha literatura al respecto, no os costará encontrar tanto en este mismo portal (de otras consultas) como en la red, ejemplos de cómo desarrollar un EML que se ajuste a vuestro proyecto.

En este enlace podéis ver todas las parte procedimentales:
link

Una vez desarrollado un borrador del EML podréis cotejar con toda la información estructurada qué aspectos se os solicitan en las bases de la convocatoria de subvenciones a la que os presentáis.

> Condiciones de la subvención:
Es común que estas convocatorias usen un pliego de condiciones administrativas y otras de tipo técnico. El EML os ayudará a poder definir el pliego técnico, que suele ir acompañado de un formulario de solicitud del proyecto, donde se explica una memoria desglosada de los objetivos, metas, actividades, matriz de acciones a desarrollar y un presupuesto, así como una serie de anejos, que suelen incluir aspectos de las sostenibilidad del proyecto (qué pasara cuando finalice la financiación).

Como cada convocatoria tiene unas condiciones específicas, es esta la clave que analizar, y la que el ente financiador os debe ayudar a definir. Las bases de subvención explicitan qué aspectos deben valorizarse y presupuestarse, y es ahí donde se debe calcular en la tabla correspondiente el conjunto de partidas económicas que requiere vuestro proyecto concreto para un marco definido de actividades concretas a desarrollar (vuestra propuesta de proyecto).

El resto de asesores te comentarán diversos aspectos que complementen esta introducción general que espero os sea de utilidad.

> Definir todas las etapas del proyecto:
Independientemente de que vuestra tarea sea voluntaria, vuestra entidad debe tener una serie de gastos que deben ser definidos y tabulados en el presupuesto correspondiente. A fin de cuentas, si solicitáis una subvención tendréis forzosamente definir qué vais a hacer, cómo lo vais a hacer y cuanto cuesta cada una de las etapas.

Este presupuesto global estructurado en partidas suele diferenciar lo que aporta el beneficiario, el socio local, la entidad, y la administración a la que solicitáis el proyecto.

Es cierto, que al principio os puedo parecer algo difícil de definir, pero esa es la clave del éxito del EML, secuenciar ordenadamente cada unos de los aspectos que estructuran vuestra propuesta, y la demostración procedimental y contable de que mediante las acciones previstas efectivamente podréis desarrollar las secuencias del proyecto y llegar a los beneficiarios / usuarios finales. La eficacia del proyecto se obtendrá de la ratio resultante de los beneficios que genera el proyecto para una entrada (a determinar) de recursos económicos, humanos y técnicos.

> Síntesis:

Una vez desarrolla un EML, recurrid al convocante de la subvención para que mediante las bases de las ayudas podáis definir en fondo y forma vuestro proyecto ajustado a la casuística normativa de esa línea de ayudas.

Ánimo y suerte en este proceso. El trabajo sistemático y ordenado siempre será vuestro aliado a la hora de implementar el proyecto bajo las condiciones del financiador externo.

Un atento saludo,
Marc Masmiquel

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#2

Respuesta del participante:

Carlos Castrejon

16.02.18

Muchas gracias por la respuesta. Muy completa y nos ayudará mucho en estos temas.
Un saludo.

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#3

Respuesta del participante:

Carlos Castrejon

16.02.18

Muchas gracias por la respuesta. Muy completa y nos ayudará mucho en estos temas.
Un saludo.

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#4

Opinión anónima

16.02.18

Haz una lista de todos los pasos necesarios para llevar el proyecto a buen término. Esto podría incluir aspectos tales como la obtención de permisos, el traslado temporal de ciertas funciones de trabajo o el cambio de horarios de trabajo. Asimismo, todos los pasos involucrados en la construcción o armado del proyecto. Si es posible, pídele a otra persona que revise tu lista para ver si te no te haz saltado nada. No te olvides de los pasos después de la finalización del proyecto, tales como la limpieza.

Calcula cuánto tiempo tomará cada paso. Conocer el tiempo involucrado ayuda a estimar los costos laborales, una parte importante de la mayoría de los proyectos. Si no haz trabajado en este tipo de proyectos antes, consulta con un mentor o con otros en tu indus tria para averiguar la cantidad de tiempo que se le dedica a proyectos similares.

Calcule tus costos de mano de obra interna. Este es el costo del uso del personal que contratas y supervisas. Mira la cantidad que necesitarás durante cada paso del proceso y el número de horas que van a trabajar. Si esperas que tus empleados internos completen el proyecto en el transcurso de su jornada de trabajo normal, entonces puedes decidir que el proyecto no tendrá gastos adicionales. Sin embargo, el cálculo de estos costos es un ejercicio útil para su posterior muestra de cómo y a qué se destina el presupuesto. Incluye el costo de personal adicional que tendrás que contratar para el proyecto.

Calcula los costos de mano de obra externa. Este es el costo de los subcontratistas que contratas para realizar trabajos especializados, como un electricista o un fontanero o un consultor. Puedes pedir las ofertas de los subcontratistas, o bien, en esta etapa del proyecto, se limita a pedir el costo por hora y estimar cuántas vas a necesitar.

Investiga los materiales que necesitarás para completar el proyecto. Esto podría ser: concreto para un proyecto de construcción, sillas para una nueva sala de conferencias o, incluso, un servidor más grande para un nuevo sitio web. Una vez más, un mentor o alguien con más experiencia en tu campo puede se capaz de brindarte ayuda en esta parte.

Lleva un registro del costo de todos estos materiales. Si estás utilizando subcontratistas que te proporcionan sus propios materiales y estos costos se incluyen en sus ofertas, entonces no los incluyas en la suma de las materias totales.

Agrega un porcentaje adicional para permitir un margen para los sobrecostos, el pago de horas extras y el aumento de los costos de los suministros durante la duración del proyecto. Esto puede variar entre un 10 a 30 por ciento, dependiendo del tipo de proyecto y su industria. Cuantos más proyectos más largos haya involucrados, habrá más posibilidades de sobrecostos. Algunas industrias, como la construcción, experimentan más variaciones en los materiales y / o mano de obra. La estimación de los costos de software, de los grupos comerciales de la industria y tu propia experiencia te pueden servir de guía en la determinación de cuál es el porcentaje que debes añadir a tu presupuesto.

Establece un procedimiento para el seguimiento de los costos del proyecto a lo largo de la duración del mismo. Esto podría ser en forma de informes periódicos de los contratistas, una hoja de cálculo en la que se introduce cada costo u otro método. El seguimiento te ayudará a realizar los ajustes para afinar la estimación sobre la marcha. Podrás ver los sobrecostos y ser capaz de actuar para controlarlos antes de que se salgan de control.

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#5

Respuesta del participante:

Carlos Castrejon

17.02.18

Muchas gracias.

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