Obligatoriedad de rendición de cuentas de una asociación NO declarada de utilidad pública

Estimado Angel, en virtud de la Ley Orgánica 1/2002 de 22 de marzo de asociaciones, en su artículo 14 “obligaciones contables y documentales” nos indica que la asociación debe llevar una contabilidad que permita obtener “la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, asi como de las actividades realizadas y un inventario de sus bienes”, sin embargo no obliga a llevar un libro diario. Conclusión, al no obligarte a llevar un libro diario parece que no es obligatorio llevar contabilidad por partida doble, pero si te dice que la contabilidad debe darte una imagen fiel del patrimonio (Balance), de los resultados (Cuenta de perdidas y ganancias) y situación financiera y actividades e inventario (Memoria) te está “invitando” a elaborar esos estados contables, que sin embargo no son obligatorios como ocurre en la legislación de otras entidades (por ejemplo fundaciones).
Por ello resulta confuso..es un si pero no..para no liarte no es obligatorio hacerlo pero seria aconsejable y muy util llevar una contabilidad por partida doble y la elaboración de unos estados contables aplicando además el PGC adaptado a las entidades sin ánimo de lucro.
Espero haberte servido de utilidad mis comentarios.
Un cordial saludo
Enrique Rúa
Profesor de contabilidad de la Universidad CEU San Pablo

Entiendo que desde el momento que la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, establece la obligación llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel, lo más sencillo es llevar una contabilidad ajustada al Plan General de Contabilidad (con uno cualquiera de los múltiples programas informáticos de contabilidad). La llevanza de esa contabilidad (no sólo por obligación legal, sino también para información de los asociados y terceros) supondrá elaborar un libro diario, un libro de inventarios y cuentas anuales y un libro mayor, este último, aunque no obligatorio, sí conveniente.

De igual manera, la obligación de aprobar anualmente las cuentas por la Asamblea General, implica que a este órgano se le presente información suficiente de esas cuentas, entendiendo que lo más sencillo y acertado será presentarle los libros contables a los que antes hemos hecho referencia, así como una memoria de actividades; por el contrario, considero que no es necesaria memoria económica, aunque lo mucho no hace daño.

En cuanto a la presentación de las cuentas anuales, no existe disposición alguna que obligue a presentarlas en algún organismo, no siendo posible, aunque se quisiera, presentaras en el Registro Mercantil, por no ser la asociación entidad con hoja abierta en el mismo.

Por lo que respecta a la legalización de los libros oficiales (libro diario y libro de inventarios y cuentas anuales), considero que no es obligatoria su presentación (aunque la Dirección General del Registro y Notariado estableciese lo contrario en Instrucción de hace algunos años); no obstante, entiendo totalmente conveniente (con independencia de esa posible falta de obligación) la legalización, en el Registro Mercantil, de esos libros oficiales.

Según entiendo.

Juan González Martín-Palomino.
gonzalezpalomino@icacr.com

En cualquier caso, tiene obligaciones hacia la asamble a de socios, que deberá estar informada y aprobar anualmente los presupuestos y las cuentas.

Si recibieran subvenciones o patrocinios, hanrán contraido igualmente obligaciones de transparencia ante la entidad financiera con respecto a lo contemplado en la ayuda.

Buenas tardes Angel,

En cuanto a la forma de llevar la contabilidad, hay dos opciones:

- Contabilidad por partida doble regulada según el RD 776/1998, de 30 de abril, por el que se aprueban las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos y las normas de información presupuestaria de estas entidades..

- Contabilidad por régimen simplificado, regulado según el RD 296/2004 de 20 de febrero que en su disposición adicional primera establece que las fundaciones y asociaciones que al cierre del ejercicio cumplan al menos dos de los siguiente límites podrán optar por el régimen simplificado:
a. Que el total de las partidas del activo no supere 150.000 euros. A estos efectos, se entenderá por total activo el total que figura en el modelo de balance.
b. Que el importe del volumen anual de ingresos por la actividad propia más, en su caso, el de la cifra de negocios de su actividad mercantil sea inferior a 150.000 euros.
c. Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cinco.

Saludos
Diego

Estimado Angel:
Totalmente de acuerdo con la excelente respuesta aportada por Juan González.
Matizar en todo caso que si esta Asociación ha realizado algún tipo de actividad económica, le resultaría de aplicación el artículo 2 del Código de Comercio y el Artículo 25 y asimismo deberá cumplir con las exigencias de depósito de cuentas y legalización de libros contables ante el Registro Mercantil que le corresponda.
Por otro lado, si bien como señala Juan las Asociaciones no tienen hoja abierta en dicho Registro, una gran parte de entidades asociativas están realizando el depósito y legalización ante el Registro Mercantil, aceptando este Organismo dicha presentación desde hace varios años.
Un saludo

De mi consideración:
La respuesta de Juan González Martín-Palomino es correctísima. Sin embargo difiero en cuanto a la habilitación normativa del Registro Mercantil pala legalizar libros de contabolidad de asociaciones y fundaciones.
En concreto, la Instrucción de 23 de junio de 1996 de la Dirección General de los Registros y Notariado, está derogada para las fundaciones, quedando únicamente vigente para las asociaciones de utilidad pública, por lo que a mi juicio, salvo ese supuesto (dudoso), la legalización debe ser solo notarial.
Otra cosa es que, de facto, los Registros Mercantiles legalicen libros, hecho que produce a los Registradores pingües beneficios.
Saludos.
luisbarato@wanadoo.es

Efectivamente, tal como indica Luis Barato, dudo de la competencia del Registro Mercantil para legalizar los libros oficiales de entidades no mercantiles, y ello con indepencencia de que la propia Direccion General de los Registros y del Notariado en la Instrucción a la que se ha hecho referencia, arrogase la facultad de legalizar los libros oficiales a los citados Registros.

No obstante, siendo a mi entender mucho más barato y cómodo
la legalización en el Registro Mercantil que en el Notario, y puesto que todos los Registros (al menos que yo conozca) legalizan sin ningún inconveniente los libros de las Asociaciones y Fundaciones, es una posibilidad muy a tener en cuenta, pues al fin y al cabo de lo que se trata es que un funcionario público, alguien que dé fe pública, intervenga nuestros libros oficiales, poniendo de manifiesto la realidad de los libros, fecha de su presentacón y, en consecuencia, que los mismos fueron elaborados con anterioridad a esa presentación.

Juan González Martín-Palomino.