¿Podéis recomendarnos cómo hacer una nueva base de datos de socios?

Buenos días

Depende un poco del uso que vayáis a darle. Si el uso que queréis darle a esta base de datos es simplemente para llevar el control y el listado de socios, con una tabla Excel os servirá.

Si queréis usarla para hacer estudios o tener controladas determinadas cuestiones acerca de vuestros socios, por ejemplo cosas como edad, situación geográfica, antigüedad… os recomendaría utilizaráis el apartado de consultas de Access.

La creación de las bases de datos depende muy mucho de los datos que captáis en la recogida de datos para asociarse y del uso que necesitáis darle a esos datos. En la red hay colgados muchos documentos con el funcionamiento de estos programas, que os pueden ayudar a organizarlo todo del mejor modo. Os dejo un link de descarga

http://www.tutorial-enlace.net/tutoriales-Office.html

Espero que os haya servido de ayuda, un saludo

Jorge Mata Arribas
Consultor de Empresas
www.jma-asesores.com

Buenas.

Yo recomiendo utilizar un CRM de código abierto. En este caso os iría bien SugarCRM.

¿Por qué?

Además de la gestión típica de los datos de los socios, se pueden añadir funcionalidades adicionales como el seguimiento de los contactos mantenidos. El módulo de Marketing es bastante bueno para hacer seguimiento de mailings.

¿Algún problema?

Necesitáis que alguien os lo instale y os explique cómo utilizarlo. No es tan intuitivo en su uso como un Excel o un Access.

Saludos desde Tarragona.

Hola Alicia,
Teniendo en cuenta el volumen de contactos/socios (370 personas aprox), y que no tenéis avanzados conocimientos ofimáticos, y sin un presupuesto para contratar a un proveedor externo, mi consejo sería doble:
1. que al menos el 75% de las personas del equipo de gestión reciba un curso de formación en Excel, Word, Access, Powerpoint, internet. Eso os ayudará a optimizar vuestro trabajo diario, es la fase nº 1 para una buena gestión.

2. podéis utilizar Excel para una gestión básica: datos del socio, nº de cuenta, e-mail de contacto. Así conseguiréis tener actualizados y ordenados los datos, para convocarlos a reuniones, eventos, mailings, etc.

A medida que necesitéis recoger más datos o hacer campañas de captación de fondos/socios, estaréis ya preparados para evolucionar ese Excel a:

• una base de datos Access
• herramientas colaborativas online como Google App (podéis acceder a los datos desde un teléfono móvil, o en cualquier ordenador con internet)
• un CRM de gestión de contactos (lo anterior + gestión de campañas, automatización de procesos).

Saludos,
David Sánchez
www.animuscrm.com

Hola, no importa tanto el soporte que tendrá la base, sino la forma en la que se captan los visitantes. Las palabras claves para mi son sencillez, rapidez y por sobre todas las cosas, discreción. A ninguno nos gusta rellenar larguísimos formularios, porque en general no disponemos de tanto tiempo. Y tampoco somos muy generosos a la hora de dar datos personales. Así que, mediante un formulario sencillo con los datos básicos, deberemos validar la consistencia de dichos datos. De nada sirve recoger información que después no tenga consistencia, no podremos hacer nada con ella.
Finalmente, de acuerdo a la envergadura del proyecto, podemos usar Excel, Access o algún motor de base de datos tipo SQL Server o MySql.
Desde Buenos Aires, un saludo afectuoso.
Carlos

Hola Alicia,

Coincido con mis compañeros. Sólo añadir un par de cosas:

- Lo más inmediato: Crearos un Excel (o equivalente en software libre). Esto en sí mismo ya os sirve para tener la información organizada, y sea cual sea la base de datos final, será un esfuerzo que reaprovecharéis. (Estoy de acuerdo con David en que la formación es muy importante)

- Si ahora mismo sólo queréis tener un listado de socios y ninguna aplicación más (como controlar los pagos de cuotas, participación en actividades, etc), no hagáis nada más que el excel. No os sale a cuenta.

- Pero si necesitáis más cosas, dependiendo de la complejidad:
1) Para cosas sencillas, yo optaría por evolucionar vuestro excel. Las tablas dinámicas, filtros y otras opciones ofrecen muchas posibilidades.
2) Para cosas complejas, yo apostaría por un CRM de código abierto (como indicaba Juan Antonio). Existen muchas opciones aparte de SugarCRM, incluso algunas que permiten funcionar sólo con una conexión a internet sin preocuparte de casi ningún tema informático (aunque estas suelen ser de pago, pero muy asequibles).
3) Personalmente, hoy en día no recomendaría Access teniendo en cuenta que existen los CRM.

Espero haberte ayudado. Si lo necesitas puedes contactar directamente conmigo en la web de Fundació equilibri (nos dedicamos a estas cosas) y te comento. Te pongo también mi contacto directo.

Paul
pmussach(en)fundacioequilibri(punto)org
telf 93 342 60 46