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Consultas Online

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Consulta formulada por:

María Salvador Vélez

Varias dudas respecto a los libros que debemos tener en la asociación

13.05.12

Hola, hemos creado una asociación cultura, ¿tenemos que tener un libro de cuentas, uno de socios y otro de actas? ¿Todos ellos de los que se compran en papelerías o se puede tener todo informatizado? ¿Es obligatorio tenerlo en la sede por si viene una inspección? ¿Hay que llevarlo al registro mercantil, para que sean únicos?

Si alguien me puede explicar todo esto… Gracias

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Respuestas

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#1

Aportada por:

Eva Buades Martinez

Asesora voluntaria

Trabaja en:

Asesor particular

22.05.12

Hola María,

La ley 1/2002 dice que las asociaciones tendrán un libro de actas actualizado, relación actualizada de socios y contabilidad que refleje la imagen fiel.

El formato el que mejor os convenga.

El libro de actas no es más que un libro (carpeta, archivo, ...) con todas las actas ordenadas y firmadas por el secretario. Podeis legalizarlo en algún organismo oficial pero no tengo muy claro el procedimiento.

Saludos, Eva

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#2

Respuesta del participante:

María Salvador Vélez

22.05.12

Gracias. De esto deduzco que el de socios y de cuentas no es obligatorio? es solo para la consulta de qualquier socio?

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#3

Opinión anónima

22.05.12

Libros de la Asociación
Una vez registrada, la Asociación deberá llevar al día el Libro de Actas, el Libro de Socios y los Libros de Contabilidad, que se pueden comprar en las papelerías
y se legalizan en el Registro Mercantil correspondiente (o ante Notario). De esta forma se cumple los dispuesto en el artículo 14 de la Ley de Asociaciones que
dispone que “las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las
actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de
aplicación”.

Un saludo

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#4

Aportada por:

Eva Buades Martinez

Asesora voluntaria

Trabaja en:

Asesor particular

22.05.12

Hola María,

Si son obligatorios, recomiendo le echeis un vistazo a la ley 1/2002 reguladora del derecho de asociación, os ayudará a aclarar dudas

Saludos, Eva

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#5

Aportada por:

Adrián Aguayo Llanos

Adrián Aguayo Llanos - Técnico de Formación, docente y administrador de espacios web de la "Fundación Gestión y Participación Social":http://www.asociaciones.org/index.php

Trabaja en:

Asesor particular

23.05.12

Hola, María.

Los tres, como se ha dicho, son preceptivos. Pero hay que hacer algunas matizaciones:

Libro de actas. Puede consistir en un libro de hojas numeradas que se adquiere en las papelerías o en una colección de hojas en blanco numeradas que imprimiremos según se vayan escribiendo las actas y finalmente encuadernaremos. Lo que da verdaderamente valor a cada acta es la firma del secretario y el visto bueno del presidente, tras su aprobación en asamblea o junta directiva (según de qué órgano sea el acta).

Libro “o relación de socios”. El libro para realizar apuntes a mano es la forma más práctica, a no ser que la asociación tenga un número alto de socios, en cuyo caso será más práctico un procedimiento informático. No hay nada establecido al respecto de esa “relación de socios”, que yo conozca. El problema es que el libro o relación de socios es muy importante en algunas situaciones, por ejemplo, si se discute una determinada decisión por que había o no había quorum suficiente. Nosotros aconsejamos un libro legalizado en el Registro Mercantil o ante notario.

Libros contables. Hay algo de indefinición respecto a qué contabilidad debe llevar una asociación, salvo ciertos casos. Algunos registros indican que las asociaciones nuevas compren un libro de caja, que es un procedimiento insuficiente excepto para casos de asociaciones realmente pequeñas. Tiene trascendencia porque la contabilidad es lo que soporta los impuestos que se pagan en régimen de autoliquidación, como el Impuesto de Sociedades y, por supuesto, para llevar control del IVA. Es decir, Hacienda nos puede pedir nuestra contabilidad para comprobar nuestra declaración. Al menos si hay actividades económicas la asociación debería llevar una contabilidad en toda regla (por partida doble y analítica). Normalmente se hace por ordenador y se imprime al terminar el ejercicio, para su aprobación por la asamblea.

En todos los casos, cabe legalizar los libros. El de actas y el de socios, antes de su inicio; los libros contables, tras la aprobación por la asamblea. Es recomendable hacerlo, porque dificulta un poco la falsificación. ¿Es que alguien va a falsificar una acta o el libro de socios? Pues sí, esas cosas ya han ocurrido y seguirán sucediendo. Tener procedimientos de control y algunas fórmulas para dificultar que se hagan las cosas mal nos beneficia como entidad y beneficia al sector.

Una cosa más. Las asociaciones de utilidad pública y las fundaciones sí tienen más claras estas obligaciones. La legalización y, en el caso de las cuentas, el depósito se realizan en su registro correspondiente. Las demás entidades pueden hacerlo en el Registro Mercantil o legitimar las firmas ante notario.

Un saludo

Adrián

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#6

Opinión anónima

23.05.12

Hola María, sólo añadir, que respecto al libro de socios tengáis en cuenta la Ley de Protección de Datos. Te paso el enlace de la Agencia de Protección de Datos.
https://www.agpd.es/portalwebAGPD/index-ides-idphp.php

Saludos

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