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Consultas Online

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Consulta formulada por:

Lourdes Mirón Mirón

Cómo organizar la estructura y toma de decisiones en una asociación con sedes en diferentes puntos de la geografía española

14.12.06

Nuestra asociación tiene ámbito estatal y hasta hace unos meses nuestra actuación se ha desarrollado en la provincia de Valencia. En estos momentos, un grupo de personas afines a la entidad, esta constituyendo una sede en la provincia de Barcelona, y desde la Junta Directiva nos estamos planteando un cambio de estructura organizativa a distintos niveles, con el fin de incluir y hacer partícipe a este nuevo grupo.

Nos gustaría que nos aconsejarais la mejor manera de organizarnos. Concretamente, os planteamos las siguientes cuestiones:


1. Nos gustaría saber cómo podríamos reestructurar la toma de decisiones, ¿sería conveniente incluir a alguna persona de este nuevo grupo en la Junta Directiva?
2. ¿Cómo se puede gestionar eficazmente los fondos de la nueva sede?
3. ¿Cómo se organizaría a nivel interno el grupo de personas de Barcelona? ¿Podrían tener una estructura como la sede de Valencia, con Junta Directiva propia?

Gracias de antemano por vuestra atención.

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Respuestas

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#1

Opinión anónima

18.12.06

Para atender esta consulta es necesario conocer en profundidad la Asociación (sus fines y objetivos), su estructura actual y sus necesidades de desarrollo y control a medio y largo plazo. Para ello debería desarrollarse un trabajo de CONSULTORÍA DE ORGANIZACIÓN. Si desean realizar ese trabajo pueden contactar conmigo a través del formulario incluido en la web:

http://www.reaf.es/gac-economistas/

También pueden contactar directamente en el 934195281.

Atentamente,

Adolfo T. Dochado
Censor Jurado de Cuentas - Auditor
Economista
Socio-Director de ECOVIS WIRTSCHAFTSPRÜFER, S. L.

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#2

Aportada por:

Conrado Yllera de Llano

Acarelly Consultores. Calidad Medioambiente Prevención y Software. <http://www.acarelly.es>

Trabaja en:

Asesor particular

18.12.06

Estimada Lourdes,

Disponer de 2 organizaciones paralelas abre un mundo de ventajas e inconvenientes.

Se puede enfocar la nueva sede como una organización con amplio grado de independencia, lo que puede ser conveniente para probar nuevas formas de actuar aunque personalmente no lo recomiendo pues estaríamos apostando por algo nuevo y desperdiciando el sistema que actualmente funciona, aunque no es desdeñable la posibilidad de experimentar nuevas ideas en parcelas no demasiado amplias.

Personalmente me decantaría por aplicar, a priori, la misma estructura y métodos ya probados en la sede central, para ir adoptando ideas innovadoras del nuevo equipo que podrían probarse antes de aplicarlas a toda la organización (suponiendo que dicho cambio sea aplicable a la totalidad). De esta forma tienes cierta garantía de que funcione y, además, todos los recursos y sus costes son conocidos.

Atendiendo a los puntos que indicas:
1. Reestructurar la toma de decisiones, ¿sería conveniente incluir a alguna persona de este nuevo grupo en la Junta Directiva?

Mi opinión es que SI. O lo integras o envías alguien de la sede central a organizar la nueva. Se puede mejorar la integración empleando las nuevas tecnologías ya que permiten estar en contacto permanente y directo e incluso controlar la actividad desde la sede central.

2. ¿Cómo se puede gestionar eficazmente los fondos de la nueva sede?

No puedo entrar en detalles con la información actual pero en este punto aplicaría la misma sistemática y requisitos que aplicáis para la de Valencia. Habrá casos particulares para los que se deberán tomar decisiones puntuales (supongo que también ocurriría antes), por lo que yo mantendría lo que ya funciona.

3. ¿Cómo se organizaría a nivel interno el grupo de personas de Barcelona? ¿Podrían tener una estructura como la sede de Valencia, con Junta Directiva propia?

De nuevo SI. Organización similar pero parte de esa Junta Directiva (al menos 1 miembro, el de mayor cargo) deberá participar plenamente en la de Valencia.


Una última sugerencia. Para evitar enfrentamientos, sería conveniente convencer de esta organización inicial y dejar claro que se está dispuesto a adoptar propuestas que mejoren la organización ya existente en cualquiera de las sedes.

Para lo que necesitéis estoy a vuestra disposición.

Suerte y que todo salga muy bien.

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#3

Opinión anónima

18.12.06

Estimada Lourdes:

Si bien es cierto que se requiere un estudio más minucioso de la organización para decidir sobre el tipo de estructura que requieren, me aventuro a ofrecer algunas orientaciones generales que tal vez les puedan ayudar:

.- Probablemente el primer elemento es decidir si lo más conveniente es expandir su estructura, o crear una especie de “franquicia”, esto es otra organización, que aproveche toda su experiencia, herramientas, etc, pero que no dependa ni económica, ni legalmente de uds. Las ventajas de esta segunda figura es no someter a riesgos a su organización, bajar costos; implica un trabajo para desarrollar la autonomía de la nueva organización. En caso de querer hacer algo integrado a su estructura, deben valorar los costos que esto implica, el esfuerzo requerido, cuidado con “desvestir un santo para vestir a otro santo”. La ventaja es que pueden ganar en posicionamiento de su organización y continuar creciendo si así lo desean.

.- De esta primer decisión depende el curso a tomar en las siguientes opciones en cuanto a las preguntas que uds. hacen. Mi sugerencia es evaluar junto con sus “socios” de la otra localidad cuáles son las ventajas, desventajas, RIESGOS y costos de diferentes alternativas. Cualquier acción que tomen, la sugerencia es hacerlo paulatinamente, sobre todo en lo que implique cambios en la estructura de poder y de toma de decisiones de su organización.

Saludos desde el trópico latinoamericano. Espero que estas nostas les orienten un poquito. Estoy a su disposicón.

Luis A. Monge
Consultoria en desarrollo institucional y
facilitación de procesos
www.systecsa.com/lama
corrongo@hotmail.com

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#4

Aportada por:

Montse de Paz

Fundación ARSIS

Trabaja en:

Asesor particular

19.12.06

Hola, Lourdes, te respondo a tus preguntas. Esta respuesta refleja mi parecer, fruto de la experiencia, que en cada caso es distinta, pero espero que te sirva de orientación.

1. Nos gustaría saber cómo podríamos reestructurar la toma de decisiones, ¿sería conveniente incluir a alguna persona de este nuevo grupo en la Junta Directiva?
Creo que en la Junta debería haber un miembro al menos de este nuevo grupo, para que todos estén representados. Evitad las “capillitas” o grupos aparte, que nadie se sienta al margen.

2. ¿Cómo se puede gestionar eficazmente los fondos de la nueva sede?
Cada sede debería tener una autonomía en cuanto a funcionamiento y economía, así como en sus proyectos. El equilibrio entre autonomía y coordinación debe trabajarse. Que cada sede se autofinancie y cubra sus gastos sería lo ideal, pero se puede establecer un fondo común solidario que cubra un poco de gastos de cada sede. En contabilidad, si sois una misma asociación, se pueden contabilizar las partidas de cada proyecto aparte y luego unirse en la contabilidad general.

3. ¿Cómo se organizaría a nivel interno el grupo de personas de Barcelona? ¿Podrían tener una estructura como la sede de Valencia, con Junta Directiva propia?
Si funciona bien el grupo de Valencia, podéis exportar vuestra forma de funcionar y de organizaros, salvando las diferencias que pueda haber en cuanto a personas, actividades y el entorno. En vez de Junta Directiva, que es el órgano de gobierno de toda la entidad a nivel estatal, podéis designar responsables y grupos de trabajo. No hay dos realidades iguales, pero se pueden aplicar unos criterios comunes adaptándolos. Lo esencial es que, en cada sede, haya un liderazgo claro y todo el mundo sepa qué debe hacer y cuál es su responsabilidad y rol en el equipo.

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